Организация архива документов

 Собственная служба логистики по  доставки документации. 

Соблюдение законодательства и конфиденциальность информации.

Консультация по всем вопросам связанным с хранением документов.

Оцифровка документов, в том числе сканирование чертежей высокого качества.

Работа с документами любой сложности, любого состояния и объёма.

Профессиональная ответственность компании полностью застрахована.

Компания Fortis – многопрофильный игрок рынка. Наши основные компетенции связаны с управлением недвижимыми активами коммерческого назначения. Более чем десятилетний опыт ведения деятельности в этой сфере позволил нам освоить мощную складскую инфраструктуру, на основе которой мы смогли успешно развить и сделать профильными услуги по организации архивного хранения документов.
 
Такие услуги мы оказываем в самом широком спектре. В их числе:
  1. Подготовка документов для сдачи в архив.
  2. Проведение экспертизы различных документов.
  3. Практическое архивирование документов с использованием собственных складов.
  4. Обработка размещенных в архиве документов.
  5. Организация безопасного хранения данных, включающая обеспечение эффективного контроля доступа к ним.
В рамках указанных базовых услуг и отдельно мы также осуществляем в отношении обрабатываемых документов:
  • переплетение;
  • оцифровку (с опцией последующего размещения данных в облачном хранилище);
  • передачу в государственные архивы;
  • уничтожение.
Нашу инфраструктуру, которая задействуется в целях оказания архивных услуг в Москве, характеризует удобство расположения: мощности размещены неподалеку от ТТК, ключевой транспортной магистрали столицы. В зависимости от потребностей заказчика мы готовы оказать различные дополнительные услуги архивного хранения документов, дать необходимые консультации по организации документооборота, обеспечению его безопасности. Наша компания придерживается принципа, который заключается в том, что организация архива документов — процесс двусторонний, предполагающий поддержание постоянной обратной связи с заказчиком. Передавая своим партнерам лучший опыт и компетенции, мы выясняем их актуальные потребности и предпочтения в части совместной работы. Как следствие — совместными усилиями достигаем нужного результата в самые оперативные сроки.
  • Хранение
  • Экспертиза документов
  • Обработка

Переплет документов

Порядок и систематичность в сортировке и хранении документов – очень важная работы Fortis, поскольку несоблюдение условий архивации может испортить целостность и ценность бумаг. Переплет документов для длительного хранения несколько отличается от стандартного, поскольку состоит из целого комплекса работ, направленного на продление эксплуатационного срока документов, а также на уменьшение физического объема архива.
Переплет документов

  

Виды архивного переплёта :

​

  • Прошивка -  является самым старым и проверенным способом, при помощи которого можно быстро и эффективно систематизировать и упорядочить все необходимые документы. В результате исключается возможность подмены или изъятия какой-либо из бумаг.

  • Брошюровка - предполагает использование пластиковой или металлической пружины, которые могут скреплять достаточно большие объемы бумаг в тома. При этом полученные буклеты могут разворачивать страницы на 360 градусов.

  • Термопереплёт  -  переплет архивных документов может быть мягким или жестким.

Архивная обработка

Архивная обработка документов представляет собой ряд работ, направленных на упорядочение и систематизацию управленческих документов, отправленных на постоянное, временное и долгое хранение, в том числе по личному составу (карточки, дела, приказы, счета по зарплате) с составлением описи.

 

В архивную обработку входит:

  •  отбор и систематизация документов по срокам хранения

  •  обработка документов по личному составу

  •  обработка документов по основной деятельности организации

  •  переплет и оформление документов

  •  выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения

 

Важные особенности архивной обработки документов в «Fortis Архив»:

  • обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи

  • экономия занимаемого документами места

  • экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера

  • документы подготовлены к передаче на государственное хранение

  • по результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения

Архивная обработка

Оцифровка документов

Бумага - материал не вечный, быстро стареющий и легко уничтожаемый. Поэтому важную информацию, которая содержится в бумажных документах, можно легко потерять. Мы поможем справиться со всеми неудобствами и повысить эффективность делопроизводства в целом с помощью оцифровки архивов.

Оцифровка архивов представляет собой процесс сканирования и последующей каталогизации всех документов организации.

Этапы работы по оцифровке документов

Выявление потребностей и пожеланий

Сканирование документов

Техническая поддержка

Индексация документов

Документы сохраняются в оригинальном виде с сохранением всех необходимых данных. Когда все бумажные документы пройдут процедуру оцифровки, их описывают и систематизируют. Затем их брошюруют и составляют полный каталог документов в соответствии со спецификой и потребностями организации.

Воспользовавшись услугой нашей компании по оцифровке архивных документов, вы сможете снизить нагрузку как на бумажные архивы, так и на отдел ксерокопирования вашей организации, потому что документы будут доступны всем специалистам организации. Так же эффективнее использовать полезную площадь офиса и сократить расходы на содержание бумажного архива, и пользоваться оцифрованными документами удалённо через интернет, что позволит всегда под рукой иметь все необходимые документы.

Хранение документов

Компания «Fortis Архив» оказывает услуги по хранению документов коммерческих и государственных организаций. Как правило, на хранение предоставляются документы с высокой тиражируемостью: бухгалтерские, банковские, кадровые, медицинские, включая документы, содержащие конфиденциальную информацию. Передача, транспортировка и хранение документации – это крайне ответственные моменты. Поэтому со своими Заказчиками мы работаем только по гражданско-правовым договорам и несем полную ответственность за сохранность документов и содержащейся в ней информации.
Транспортировка и хранение документации

Важнейшие преимущества компании Fortis Архив

  • собственная служба логистики;
  • отапливаемые помещения складов;
  • круглосуточная охрана;

Уничтожение документов

Уничтожение документов это комплекс работ, который можно разбить на три шага:

Шаг 1

Выделение документов к уничтожению.

Экспертиза ценности и выделение  дел к уничтожению. Оформляется актом

Внимание:

использование включенных в акт на уничтожение документов для хозяйственных нужд запрещено.

Шаг 2

Документальное оформление уничтожения документов.

В обязательном порядке оформляется акт об уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса.

Шаг 3

Организация уничтожения документов. Отобранные документы пакуются, загружаются в автотранспорт и доставляются к месту уничтожения. Дела измельчаются и утилизируются.
Мы поможем избавиться от ненужного и не потерять главное!

Облачное хранение

Облачное хранилище данных – модель онлайн хранилища, в котором данные хранятся на многочисленных распределённых в сети серверах, предоставляемых в пользование клиентам.

Возможности облачного хранения:

  • эластичность

Fortis предлагает полностью свободные серверные конфигурации. В любой момент вы можете изменить объем оперативной памяти, мощность и количество процессоров, размер и скорость жесткого диска.

  • удобство

Вы можете получить полный доступ к серверу так, как если бы он стоял у вас «под столом».

  • совместимость

Облачный сервер поддерживает большинство существующих операционных систем.

  • надежность

Облачная платформа использует ряд современных технологий для обеспечения надежности хранения ваших данных.

Облачное хранение