Организация архива документов
Собственная служба логистики по доставки документации.
Соблюдение законодательства и конфиденциальность информации.
Консультация по всем вопросам связанным с хранением документов.
Оцифровка документов, в том числе сканирование чертежей высокого качества.
Работа с документами любой сложности, любого состояния и объёма.
Профессиональная ответственность компании полностью застрахована.
- Подготовка документов для сдачи в архив.
- Проведение экспертизы различных документов.
- Практическое архивирование документов с использованием собственных складов.
- Обработка размещенных в архиве документов.
- Организация безопасного хранения данных, включающая обеспечение эффективного контроля доступа к ним.
- переплетение;
- оцифровку (с опцией последующего размещения данных в облачном хранилище);
- передачу в государственные архивы;
- уничтожение.
- Хранение
- Экспертиза документов
- Обработка
Переплет документов

Виды архивного переплёта :
-
Прошивка - является самым старым и проверенным способом, при помощи которого можно быстро и эффективно систематизировать и упорядочить все необходимые документы. В результате исключается возможность подмены или изъятия какой-либо из бумаг.
-
Брошюровка - предполагает использование пластиковой или металлической пружины, которые могут скреплять достаточно большие объемы бумаг в тома. При этом полученные буклеты могут разворачивать страницы на 360 градусов.
-
Термопереплёт - переплет архивных документов может быть мягким или жестким.
Архивная обработка
В архивную обработку входит:
-
отбор и систематизация документов по срокам хранения
-
обработка документов по личному составу
-
обработка документов по основной деятельности организации
-
переплет и оформление документов
-
выделение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения
Важные особенности архивной обработки документов в «Fortis Архив»:
-
обеспечение сохранности персональных данных, все дела учтены в описи
-
экономия занимаемого документами места
-
экономия времени на поиск необходимого документа при выдачи справок социального характера
-
документы подготовлены к передаче на государственное хранение
-
по результатам архивной обработки документов, можно составить акт о выделении документов на уничтожение с истекшими сроками хранения

Оцифровка документов
Бумага - материал не вечный, быстро стареющий и легко уничтожаемый. Поэтому важную информацию, которая содержится в бумажных документах, можно легко потерять. Мы поможем справиться со всеми неудобствами и повысить эффективность делопроизводства в целом с помощью оцифровки архивов.
Оцифровка архивов представляет собой процесс сканирования и последующей каталогизации всех документов организации.
Этапы работы по оцифровке документов
Выявление потребностей и пожеланий
Сканирование документов
Техническая поддержка
Индексация документов
Документы сохраняются в оригинальном виде с сохранением всех необходимых данных. Когда все бумажные документы пройдут процедуру оцифровки, их описывают и систематизируют. Затем их брошюруют и составляют полный каталог документов в соответствии со спецификой и потребностями организации.
Воспользовавшись услугой нашей компании по оцифровке архивных документов, вы сможете снизить нагрузку как на бумажные архивы, так и на отдел ксерокопирования вашей организации, потому что документы будут доступны всем специалистам организации. Так же эффективнее использовать полезную площадь офиса и сократить расходы на содержание бумажного архива, и пользоваться оцифрованными документами удалённо через интернет, что позволит всегда под рукой иметь все необходимые документы.
Хранение документов

Важнейшие преимущества компании Fortis Архив
- собственная служба логистики;
- отапливаемые помещения складов;
- круглосуточная охрана;
Уничтожение документов
Шаг 1
Выделение документов к уничтожению.
Экспертиза ценности и выделение дел к уничтожению. Оформляется актом
Внимание:
использование включенных в акт на уничтожение документов для хозяйственных нужд запрещено.
Шаг 2
В обязательном порядке оформляется акт об уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса.
Шаг 3
Облачное хранение
Возможности облачного хранения:
- эластичность
Fortis предлагает полностью свободные серверные конфигурации. В любой момент вы можете изменить объем оперативной памяти, мощность и количество процессоров, размер и скорость жесткого диска.
- удобство
Вы можете получить полный доступ к серверу так, как если бы он стоял у вас «под столом».
- совместимость
Облачный сервер поддерживает большинство существующих операционных систем.
- надежность
Облачная платформа использует ряд современных технологий для обеспечения надежности хранения ваших данных.
