Зачем нужно архивное хранение?

Законодательство требует сберегать ценные бумаги, которые имеют важные данные о хозяйственной деятельности любой фирмы. Поэтому передача дел на архивное хранение — ответственная задача. Нужно четко следовать алгоритму, соблюдать сроки, верно подготовить информационные носители. Мероприятие можно доверить специалисту предприятия или воспользоваться услугами профессиональных компаний.

Важные нюансы

Недопустимо бумаги отдавать посторонним лицам, сберегать их на предприятии вечно. Основные этапы передачи документов на хранение законодательно утверждены:

• Экспертиза.
• Опись дел.
• Подготовительный процесс — переплет и прошивка.
• Транспортировка в специализированные структуры для длительного сбережения.

Если бумаги оформлены с ошибками, пропущен один из этапов, государственные или муниципальные архивы имеют право отказаться принимать.

Экспертиза — условие для передачи дел в архив

Процедура передачи дел на архивное хранение начинается с этого этапа. Цель — выявить недочеты, нарушения, допущенные в коммерческой структуре при работе с бумагами с коротким сроком сбережения. Определяется перечень носителей, которые нужно утилизировать. Анализ коснется бумаг, которые нужно оставить, — они заново переплетаются, сшиваются в тома.

Опись для передачи дел на хранение

Это специфичный перечень, помогающий быстро сориентироваться во внушительном объеме данных. Без структурированного и актуального перечня бумаги не принимают на сбережения. Бланк также сберегается, не подлежит уничтожению.

Переплет и брошюровка

Порядок передачи дел на архивное хранение предполагает тщательную предварительную подготовку дел:

• каждый том переплетается;
• нумеруются листы;
• составляется перечень количества страниц;
• правильное оформление обложки;
• оформляется лист-заверитель.

Если при нумерации найдены ошибки, нужно ее изменить. Старые цифры зачеркиваются, рядом проставляются новые. Все документы для передачи дела в архив необходимо прошить прочной нитью, поместить их в плотную обложку. Если из-за подшивки появился риск, что текст превратится в нечитаемый, нужно подклеить полоску утолщенной бумаги на стыке. Она станет основой для брошюрования. Качественно скрепленные папки занимают мало места, позволяют поддерживать порядок на полке.

Передача документов на архивное хранение

Когда обработка завершена, фирма самостоятельно транспортирует дела в ведомственную структуру, специализированную компанию для сбережения ценных носителей.

Алгоритм:

• Все принимаемые бумаги работник проверяет по описи.
• Если носители представляют особую ценность, он сверяет количество листов.
• Выдается справка о принятии дел.
• Составляется акт приема.

Чтобы фирме не отказали в долгосрочном сбережении носителей, нужно правильно

оформить обложки дел, обязательно указать данные по делу:

• Шифрованный код.
• Даты.
• Номер.
• Полное название коммерческой фирмы.
• Название тома.
• Сроки сбережения.
• Общее число листов.

Когда у предприятия меняется название, необходимо на обложке прописывать актуальное, прежнее оставить в скобках.

Архивное хранение (передача дел в архив): сколько будут сберегаться бумаги?

С даты, когда сформированные дела на постоянной основе переданы в специализированную структуру, начинается исчисление срока:

Подготовка дела к передаче на архивное хранение должна начинаться с важного решения вопроса о том, куда сдать бумаги. Одно из направлений деятельности Fortis — организация архивного хранения бухгалтерских документов. Следуя требованиям законодателя, мы берем на себя ответственность по правильному сбережению любого типа ценных носителей.