Утилизация листовок проводится по оправленным правилам, которые обязаны соблюдать в организации. Нельзя просто взять и уничтожить бумаги, нужно сначала собрать комиссию для изучения образцов, выбора способа уничтожения и оформления отчетности.

Когда можно отдавать архивы на переработку?

В любой фирме или на предприятии строго руководствуются законодательством. Все экземпляры, содержащие важную информацию, направляются в архив, где хранятся не менее 5 лет. Нарушение этого правила влечет за собой серьезную ответственность для директора, вплоть до уголовной.

Утилизация документов с истекшим сроком хранения – обязательная часть работы с ценными бумагами. По истечении пятилетнего периода можно направить на переработку следующие образцы:

• договора с партнерами или клиентами, по которым оказывались услуги;
• все дела, в которых указана биография сотрудников или их персональные данные;
• любые внутренние приказы, по которым были выполнены все задачи;
• бухгалтерские книги или листовки по закупкам, выплате зарплаты;
• налоговые отчеты по внутренним и внешним выплатам;
• другие экземпляры, не представляющие ценность для фирмы.

Все эти оригиналы хранятся в архиве, утилизация документов проводится после того, как истек их срок давности. Для этого сотрудники ведут постоянное наблюдение по картотеке и определяют, какие именно образцы можно направлять на переработку. Об этом информируют директора, который занимается дальней организацией работ.

Как правильно все оформить?

В организации нельзя долго хранить дела, ведь объем архива ограничен. Поэтому уничтожаются документы, не подлежащие хранению – это вынужденная мера, которая облегчает работу сотрудников предприятия или фирмы. Но прежде чем направить бумаги на утилизацию, нужно строго изучить регламент и строго ему следовать:

1. Сначала собирается комиссия, которая определяет, когда проводить утилизацию старых бухгалтерских книг, отчетов или договоров. Также сотрудники внимательно изучают образцы, чтобы исключить уничтожение ценных экземпляров.
2. После оценки выделяются партии, которые направляются на ликвидацию. Листовки или книги компонуются для перевозки или загрузки на оборудование.
3. Затем составляются акты, в которых указывается, какие именно дела направляются на переработку, отмечается их количество. Важная информация дублируется для возможного восстановления.
4. Финальный этап – это получение разрешения со стороны администрации. Для уничтожения документов в Москве делается запрос в правительство РФ.

После получения одобрения вся партия направляется на переработку, которая организовывается на специальных оборудованных площадках. Обычно директор заранее договаривается с фирмой, которая оказывает услуги по утилизации и представляет отчеты, в которых расписано, какие именно документы были уничтожены.

Каким образом проводится ликвидация?

Пару столетий назад единственным способом уничтожения бумажных документов было сжигание. Считалось, что это эффективный метод, после которого восстановить носители невозможно. Но при сожжении крупной партии или толстых книг был высокий риск того, что часть страниц не сгорит и сохранит читабельный вид.

Сейчас вариантов утилизации несколько, их выбирают в зависимости от ценности бумаг, их количества и стоимости. Такие услуги предлагают фирмы, которые занимаются переработкой.

Уничтожение образцов, не представляющих ценность

Самый простой способ уничтожения документов, стоимость которого невысокая – это закапывание. После сортировки листовки связываются и зарываются в грунт на глубину не менее метра. Это исключает самопроизвольное вымывание или преднамеренное похищение архива. Постепенно бумаги размокнут и перегниют естественным образом.

Этот вариант менее надежен и не сильно популярен – обычно переработке подвергаются экземпляры, в которых нет конфиденциальной информации. Даже если бумаги будут найдены, от этого не пострадает репутация фирмы или предприятия.

Использование реагентов

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения, которые представляют большую ценность осуществляется только с применением химических веществ. Этот метод используется редко, поскольку проводится на специальных площадках с соблюдением техники безопасности. Добавляет сложностей высокая цена такой услуги.

Секретные бумаги, содержащие информацию повышенной секретности, подвергаются уничтожению только с применением реагентов – документы полностью расплавляются и восстановить их невозможно. Это обязательная обеспечительная мера исключения утечки данных.

Термическая обработка

Этот способ ликвидации многие проводят самостоятельно, сжигая листовки на свалке или на специально оборудованных площадках. Но если так пытаться утилизировать толстые книги или большие партии листовок, есть шанс, что некоторые фрагменты страниц уцелеют.

Именно поэтому лучше обращаться в специализированные компании, которые предлагают услуги по утилизации ценных бумаг:

• сожжение осуществляется в котельных, в которых поддерживается высокая температура;
• материалы в печах тщательно перемешиваются, что обеспечивает полноценное перегорание и исключает дальнейшее восстановление;
• иногда используются реагенты, улучшающие качество горения материалов.

При таком подходе бумага полностью сгорает до состояния мелкой золы. Это полностью исключает восстановление архива. Только утилизация на специальном оборудовании обеспечивает качественную термическую обработку.

Резка

Если порезать лист ножницами, его легко можно восстановить. Качественное уничтожение старой документации проводится на аппаратах Шредингера, которые оснащены специальными лезвиями. Они способны утилизировать большие объемы бумаг, которые без специальных навыков и оборудования собрать будет сложно.

Резка проводится:

• на продольные полосы – в него загружаются бумаги до 3-го уровня секретности;
• перекрестная резка на ромбы – таким методом утилизируются документы 4 уровня и выше.

Все аппараты делятся на офисные и профессиональные. Первые модели могут быть установлены в архиве или в рабочем кабинете. Они различаются по мощности – могут быть предназначены для резки одиночных экземпляров бумаги, а также для небольших партий. Промышленные шредеры перерабатывают до 2 тонн продукции в час, способны измельчать пластиковые и магнитные носители.

Из чего складывается стоимость услуг?

Если вы самостоятельно проводите утилизацию, вам нужно планировать только текущие расходы. Дешевле всего закопать архив или сжечь его в котельной, получив соответствующее разрешение. Покупка офисного шредера обойдется дороже, такой вариант лучше выбирать, если у вас регулярно переполняется архив.

Лучше обратиться в фирму по уничтожению документов, цена будет складываться из нескольких критериев:

• аренда автомобиля и спецтехники;
• услуги грузчиков;
• затраты на оформление законности процедуры;
• объем бумаг;
• тип утилизации.

Работа с фирмами, которые предоставляют такие услуги – это гарантия результата и соблюдения закона. Обычно постоянным заказчикам предусмотрены скидки, что повышает доступность каждому клиенту. Часто бывает дешевле обратиться в компанию, чем тратиться на покупку оборудования и оформление легальности утилизации.