Уничтожение тиража

Если выкинуть ценные бумаги на общую свалку, они могут попасть к конкурентам, а это утечка информации. При таком нарушении директору будет выписан крупный штраф, документы компании могут быть переданы в налоговую или в следственные органы. Поэтому только уничтожение книг путем измельчения – единственный правильный способ утилизации.

Какие бумаги подлежат уничтожению?

Каждый день в офисе распечатываются десятки экземпляров – такой тираж включает рабочую документацию, по которой можно получить полную информацию о фирме. Законом установлены классы секретности, согласно постановлению все бумаги выше III категории нельзя выкидывать в общую корзину, они подлежат переработке.

Утилизация листовок – это соблюдение конфиденциальности и защита прав сотрудников. Уничтожению подлежат:

• любые рабочие бумаги, которые не направляются в архив;
• договора, утратившие свою силу;
• промежуточная документация, не подходящая для дальнейшей работы;
• книги, методические пособия, газеты;
• ксерокопии и черновики, содержащие ценную или конфиденциальную информацию.

При утилизации печатных изданий или документов полностью исключается утечка информации, ведь бумаги перерабатываются до нечитабельного состояния. Такой способ очень удобный, директору больше не нужно хранить листовки, которые представляют ценность. Переработка исключает и похищение ценных документов, которые будут вовремя уничтожены.

Как быть с электронными носителями?

Они тоже подлежат утилизации – аппараты для измельчения бумаги могут перерабатывать и пластик, который режется, спрессовывается и перемалывается. На переработку можно отправлять любые элементы, на которых хранится ценная информация:

• CD-диски;
• флэш-карты;
• жесткие диски.

Принцип не отличается от утилизации старых книг: сотрудники выкидывают носители в опломбированные емкости. По мере их накопления приезжает бригада и уничтожает тираж. Обычно пластик перерабатывается отдельно.

Технология

Раньше бумаги и книги уничтожали сожжением – этот способ не совсем совершенен, поскольку была высокая вероятность того, что некоторые страницы уцелеют и их можно будет восстановить. Это сомнительный вариант утилизации, ведь не было 100% гарантии результата.

С 1909 года все изменилось – был изобретен способ уничтожения путем шредирования на специальном аппарате, который измельчал бумагу. С ростом технологий его функции были усовершенствованы, современные модели обеспечивают качественную утилизацию документов:

• режут бумаги на полоски – 2, 6 и 12 мм;
• есть возможность резки на ромбы 2*15 мм, 0,8*12 или 0,8*4 мм;
• правительственные документы утилизируются до частиц 1*1 мм.

Для переработки офисных бумаг достаточно первой категории аппаратов, при отсутствии специальных навыков и должного оборудования восстановить документы практически нереально. Чтобы исключить такие прецеденты, после измельчения материал перемешивается вручную – в этом случае собрать такой «пазл» обычному человеку невозможно.

Для массовой утилизации используют промышленные шредеры. Они могут:

• измельчать бумаги до любого состояния, пока частицы не пройдут через сетку;
• дробить и перемешивать твердый материал – пластик, легкие металлические сплавы, магнитные носители и т.д.

Переработка книг и листовок путем шредирования – надежный способ утилизации. На переработку можно отправить любой тираж, весь объем будет быстро уничтожен. Аппараты отличаются высокой производительностью, благодаря простому интерфейсу можно быстро обучить сотрудников работе с ним.

Как организовать уничтожение тиража?

Каждый директор должен обеспечить условия для переработки ценных бумаг, которые не предназначены для длительного хранения. Если сотрудники смогут лично утилизировать документы или складывать их в специальные контейнеры, риск утечки информации будет минимальный.

Первый способ – покупаем оборудование в офис

При большом товарообороте накапливается много документации: бухгалтерские отчеты, промежуточные варианты договоров, черновые записи. В этом случае лучше обзавестись своими аппаратами для измельчения документов и установить их в кабинетах. У каждого подчиненного будет возможность в любой момент уничтожить любую партию листовок или книг.

Но при организации иногда возникают трудности:

1. Оборудование стоит дорого – самый простой аппарат Шредингера обойдется в 300-400 тыс. рублей. Цена на более совершенные модели выше.
2. Обслуживание – за техникой нужно следить, иногда вызывать мастера для ее профилактики или ремонта. А это дополнительные траты.
3. Организация работы – не все сотрудники смогут сразу разобраться в том, как запустить измельчение, при большой загрузке бумага может просто застрять. Это может привести к поломке прибора.

Можно назначить человека, который будет отвечать за утилизацию документации. Обычно за это придется выписывать прибавку к зарплате, а это незапланированные траты. Некоторые поступают хитрее – обращаются в компании, занимающиеся переработкой ценных бумаг на аппаратах, предназначенных для массовой резки документов.

Второй способ – вызываем бригаду

Утилизация отходов старых пособий, книг или листовок через специальную фирму – это очень удобно. Вам достаточно сделать один звонок и обсудить условия, в назначенное время бригада прибудет на место и приступит к работе.

Уничтожение проводится двумя способами:

1. На территории заказчика – на грузовике поставляется оборудование в офис, где и проводится уничтожение листовок. По завершению работ проводится уборка и расчет, директор получает на руки документы о проведенной утилизации.
2. На площадке фирмы, которая занимается уничтожением – бумаги перевозятся на оборудованном транспорте и подвергаются резке в специальных цехах. Обычно в них стоят более мощные аппараты, способные переработать толстые книги и электронные носители.

Обычно прибегают ко второму способу переработки, он более практичный. Организация очень простая, возле стола каждого сотрудника устанавливаются специальные корзины для сбора документов, дисков или флэш-карт. Эти емкости опломбированы, в них есть узкое окошко для вброса бумаг и съемных носителей. Извлечь содержимое практические нереально, единственный способ – это повреждение пломбы, что сразу будет заметно.

Какой способ утилизации выбрать?

Каждый сам решает, какой вариант переработки более удобный – при постоянном потоке документации можно приобрести недорогие аппараты для резки и установить их в офисе. Вам нужно будет один раз обучить сотрудников работе с ними и не забывать обслуживать технику.

В остальных случаях удобнее вызвать бригаду. Также нужно обращать внимание на цены – иногда дешевле раз в месяц обращаться за услугами по утилизации, чем содержать собственное оборудование.