Постепенно бумаги накапливаются и подлежат ликвидации. Уничтожение архивов регламентируется законом: по истечении сроков директор компании делает запрос в правительство, после получения одобрения отдает распоряжение о проведении утилизации. Существует несколько способов переработки, при любом выбранном варианте нужна специальная подготовка и юридическое оформление.
С чего начать?
Сотрудники архива обязаны вести статистику, в которой есть отметки о дате поступления документов. Согласно этому составляется график с указанием предварительных дат проведения текущей утилизации. Директор компании изучает отчеты и заранее делает запросы о проведении ликвидации архива.
Для начала организации нужно заняться подготовкой. Она включает:
- сбор комиссии для определения бумаг с истекшим сроком хранения – в нее входят сотрудники компании из разных сфер, включая рядовой персонал;
- анализ экземпляров, подлежащих переработке – для исключения уничтожения ценных образцов, которые могут потребоваться в ближайшее время;
- составление акта утилизации, по которому архивы направляются на уничтожение – этот этап обязателен для подтверждения законности процедуры.
Все подготовительные работы проводятся в течение 2-3 дней, после сбора экспертов и составления бумаг делается запрос в администрацию города. Уничтожение архива Москвы проходит после получения одобрения федеральных органов правительства.
Когда разрешение у вас на руках, ликвидация бумаг проводится с соблюдением установленных правил. Они обеспечивают законность процедуры на всех этапах.
Как организовывается утилизация?
Провести ликвидацию документов можно самостоятельно, для этого нужно руководствоваться законом: собрать комиссию, провести сортировку и получить допуск. Если на предприятии есть специальная печь, бумаги сжигаются до состояния золы. Если же с вас требуется отчет, своими силами вы не справитесь – нужно обратиться в компанию, которая после уничтожения оформит письменный отчет.
Фирма, занимающаяся утилизацией, поможет с организацией:
- в штате уже есть эксперты для сортировки документации;
- сотрудники сами сделают запрос в госструктуры для получения разрешения;
- вам не нужно искать технику для уничтожения бумаг, у компании есть нужное оборудование;
- после всех процедур вам выпишут акт ликвидации образцов вашего архива.
Компании помогают с переработкой особо секретных дел, от которых самостоятельно избавиться не получится, ведь их нельзя закопать, а после резки отдельные экземпляры можно восстановить. Фирма обеспечивает утилизацию на закрытых площадках, к ним нет доступа у третьих лиц. Гарантирует результат надежное оборудование, на котором уничтожаются архивные носители.
Какой способ ликвидации выбрать?
От степени секретности документации зависит, какой способ уничтожения подходит. Простые бумаги можно утилизировать самостоятельно, получив предварительное разрешение и собрав экспертов. Дела в архиве, содержащие конфиденциальную информацию обрабатываются на специальном оборудовании с обязательной видеосъемкой, эти записи прикладываются к отчету.
Сжигание
Уничтожение архива документов путем сжигания очень популярен, его используют для избавления от крупной партии бумаг. В печах температура может достигать 1200 градусов, при таких условиях прогорят все материалы, загруженные в котел.
Достоинства метода:
- надежность – при правильной организации восстановить документы практически нереально;
- доступность – при наличии печи избавиться от материалов можно самостоятельно;
- высокая скорость – в котлах можно ликвидировать до 1 тонны бумаги в час.
Долгое время сжигание помогало утилизировать рукописи и листовки, такой подход надежнее, чем закапывание. От использования огня отказались лишь недавно, когда были изобретены другие варианты уничтожения.
Недостатки метода:
- при большой плотности бумаг есть риск того, что часть страниц уцелеет;
- чтобы провести утилизацию архивов и документов, на территории организации должны быть оборудованные печи или котлы;
- в процессе горения выделяется дым, загрязняющий окружающую среду.
При сжигании не образуется отходов, которые можно использовать под вторсырье. А на таких материалах можно неплохо заработать, выписав себе и сотрудникам очередную премию.
Химическая обработка
Реагенты используются для переработки особо важных дел, восстановление которых может навредить репутации компании. Под действием едких кислот или щелочей бумаги полностью расплавляются, что исключает их восстановление.
Плюсы метода:
- высокий результат – в емкость можно загрузить сразу всю партию бумаг;
- простота – после утилизации не образуется отходов.
Такую утилизацию архива можно провести только с привлечением фирмы, которая оказывает подобные услуги. Переработка проводится в специально оборудованных помещениях, в которых есть вентиляция, а персонал укомплектован средствами защиты. Если таким способом попытаться уничтожить бумаги самостоятельно, можно получить ожоги кожи, дыхательных путей, в тяжелых случаях все закончится летальным исходом.
Недостатки метода:
- не каждая компания оказывает такие услуги;
- для проведения уничтожения нужно специальное разрешение;
- цена на химическое уничтожение дороже, чем на аналоговые методы.
Если у вас в архиве особо секретные документы, без применения реагентов не обойтись. Вам нужно найти компанию, которая оказывает такие услуги и оформить все разрешающие документы.
Резка
Самый популярный способ уничтожения документов, которые хранятся в архиве организации – это измельчение на специальных аппаратах Шредингера. Они могут резать бумагу на полосы или ромбы в зависимости от уровня секретности.
Достоинства такого метода:
- современная техника может быстро уничтожить любые партии документов;
- при использовании продвинутых моделей восстановить листы без специального оборудования и навыков почти нереально;
- цена на услуги ниже, чем на химическую обработку или сожжение.
Вы можете сами купить аппарат Шредингера и поставить его в офисе – цены на дешевые модели начинаются от 150 тыс. рублей. На них можно уничтожать бумаги до 3-го класса секретности, для более надежной ликвидации лучше обратиться к профессионалам.
Недостатки уничтожения бумаги резкой:
- практически любые документы можно восстановить, но если образцы уничтожались на высокоточных измельчителях, нужно специальное оборудование;
- при установке аппаратов в офисе потребуется их регулярное обслуживание и обучение сотрудников правилам техники безопасности.
Если вы обращаетесь для утилизации в компанию, вам не нужно беспокоиться о перечисленных недостатках – после измельчения материалы тщательно перемешиваются, что исключает восстановление архивных бумаг. Необходимость в обслуживании оборудования отпадает, ведь вы будете брать его в аренду тогда, когда нужно.
