Согласно текущему законодательству, документация производственных и промышленных предприятий, а также других учреждений, должна храниться в течение определённого времени. Архивный переплёт помогает значительно упростить доступ к документам, систематизировать их по типу, дате, другим параметрам. Также переплёт обеспечивает надёжную защиту от различных видов повреждений. В случае передачи документации на государственное хранение, все бумаги должны быть оформлены именно в таком виде. В данной статье мы рассмотрим преимущества переплетённых документов и их особенности.

Ключевые особенности

Переплёт документов представляет собой скрепление определённых бумаг в виде своеобразной книги с обложкой твёрдого типа. Такой вид оформления гарантирует, что со временем документы не потеряются. Переплетённая документация занимает на полках меньше места. Повышается удобство при работе с бумагами. Оформление в переплёт требует особого внимания, поэтому такую работу лучше доверить опытным специалистам.

Архивный переплёт документов требуется не только для хранения, но и в случае ликвидации предприятия. Оформление документации при этом должно соответствовать государственному стандарту. В процессе к переплёту, предстоит выполнить множество подготовительных работ: разброшюровку, удаление различных крепежей (скрепок, кнопок, ниток). Все страницы нумеруются в порядке возрастания, составляется опись бумаг, вошедших в переплёт.

Преимущества

Документооборот регулируется государственными органами управления, поэтому все бумаги должны быть оформлены надлежащим образом. Переплёт архивных дел даёт клиенту следующие преимущества:

  • заметно сокращается время на поиск нужного документа;
  • экономится место для хранения;
  • повышается срок хранения;
  • риск потери важного документа сокращается;
  • правильно оформленные документы способствуют повышению репутации предприятия.

Архивный переплёт дела может потребоваться в любой момент. Часто работающие или уволенные сотрудники обращаются в представительство организации для получения нужной справки. Наличие переплетённого архива позволит без труда найти данные по возникшему вопросу.

Сохранность архива играет важную роль в различных процессах, поэтому за его ненадлежащее состояние руководителя предприятия могут привлечь к административной, а в некоторых случаях и к уголовной ответственности. Поэтому важно, чтобы все архивные работы переплетные услуги выполняли профессионалы. Предварительно все бумаги оцениваются и анализируются специалистами, определяется их состояние, ценность, срок хранения и т.д.

Этапы оформления

Существуют определённые стандарты для переплёта документов, которых в обязательном порядке нужно придерживаться. Оформление документации в переплёт – комплексная услуга, которую условно можно разделить на несколько этапов:

  • составление списка дел, подлежащих прошивке;
  • нумерация страниц;
  • опись помещённых в переплёт бумаг;
  • подпись заверителя на последней странице;
  • брошюровка документов.

В качестве основы применяется картон, толщиной от 0,35 до 1,5 мм. Это стандартные значения, которые используются различными компаниями для оформления дел длительного хранения, согласно ГОСТ. Обязательным атрибутом является корешок, стандартная ширина которого равна 40 мм, в случае разработки переплёта на 250 листов.

Могут применяться разные способы переплёта документов. Зачастую выполняется прокол страницы в четырёх местах. Для этого допускается применение таких инструментов, как шило, дырокол, струбцина, большая игла, льняные или хлопчатобумажные нити. Если перечень документации, подлежащей переплёту, довольно объёмный – работы выполняются на специализированном оборудовании.

Заключение

Задокументированная информация – важный инструмент. Поэтому нужно заранее позаботиться о надлежащей сохранности всех бумаг, представляющих ценность. Услуги переплёта включают полноценный перечень работ, направленных на оформление и сохранность документов, согласно установленных стандартов.

Профессиональная прошивка архивных документов гарантирует удобство в работе, сокращение времени на поиск нужного документа. Всё это положительно отражается на производительности сотрудников. Оформление в переплёт осуществляется таким образом, чтобы в случае необходимости можно быстро и с удобством получить доступ к нужному документу для выполнения каких-либо операций: например, ксерокопирования.