Основные этапы передачи документов на хранение состоят из:
- Экспертизы, проводимой для уточнения ценности бумаг;
- Составления описей;
- Прошивка (переплёт) документов;
- Направление дел в архив.
Экспертиза ценности
В основу данного этапа ложится определение типа документа, срока его хранения. Для этого следует внимательно изучить каждое дело на основании чётких критериев. Передача документов на архивное хранение – ответственная процедура, поэтому экспертизой занимается специальная комиссия, назначаемая директором организации. Она состоит не менее чем из 3-х человек: лицо, отвечающее за архив, бухгалтер(а), начальник отдела кадров. До проведения работ допускаются только квалифицированные работники, обладающие соответствующим опытом.
Выполняемые функции:
- Изучение проектов номенклатур дел компании, её подразделений;
- Внесение предложений об изменении сроков для особых категорий документов;
- Организация отбора бумаг для хранения и ликвидации (раз в год);
- Выявление ошибок, допущенных при работе с делами короткого срока хранения.
Ниже приведена таблица, определяющая срок для каждого вида документов после передачи дел на хранение:
| Долговременное (75 лет) | Постоянное |
|---|---|
| Списки сотрудников | Перечни специальностей, подлежащих регулярным медосмотрам |
| Личные дела сотрудников | Утвержденное расписание предприятия (изменения в нём) |
| Договора с работниками, с подрядчиками, которые не вошли в перечень личных дел | Журналы учёта несчастных случаев и аварий |
| Бумаги о субъекте персональных сведений | Сведения о размере заработной платы (в соответствии с должностями) |
| Выписки из отчётов, протоколов | Положения о личных сведениях работников |
| Личные карточки сотрудников (временных и постоянных) | Личные дела руководящего состава, работников контролирующих органов, тех, кто имеет государственные награды, премии, звания, учёные степени. |
| Журналы перевода и увольнения сотрудников, карточки учёта приёма личных дел и трудовых договоров, прочие учётные книги | Доклады о состоянии работы с кадрами |
| Учебные программы и планы | |
| Списки сотрудников отдельных категорий |
Составление описей
После того, как ЭК произвела оценку для передачи дел в архив, необходимо провести описание содержимых документов. Опись позволяет структурировать нераспределённую информацию, помогает быстро сориентироваться большом объеме документов. Данный этап нельзя пропускать, в противном случае будет нарушен порядок передачи дел на архивное хранение.
Прошивка и брошюровка
Для того, чтобы прошла успешная передача дел на архивное хранение, документы необходимо «связать» между собой. Прошивка и брошюровка процесс кропотливый. Необходимо соблюдать чёткие требования. Далеко не каждая организация решается на самостоятельное проведение данных работ.
Чаще всего уже на этом этапе происходит обращение в компании по брошюровке. Помните, когда документы для передачи дела в архив обработаны прошивкой, они занимают на треть меньше места, чем необработанные бумаги.
Передача дел на архивное хранение
После проведения этапов подготовки дел к передаче на архивное хранение с соблюдением всех требований, компания может приступать к заключительному этапу. Процедура передачи дел на архивное хранение происходит по описям, которые работники составили ранее. Рекомендуется повторно проверять опись тех дел, которые имеют особую ценность для организации.
Также рекомендуем предварительно решить куда будут переданы дела, это может быть собственный или государственный архив, либо это может быть компания «Fortis Архив». Организация архивного хранения бухгалтерских документов – одна из основных услуг, оказываемых нами. Мы соблюдаем все требования, предъявляемые к архивным документам. Поэтому гарантируем бережное размещение, а также быстрый доступ к размещенным вами у нас документам.
