Виды архивов

Некоторые документы предприятие обязано хранить в течение конкретного времени и в определённом месте. Перечень таких управленческих сведений утверждён Федеральным архивным агентством 6.10.2000 году и соблюдается по настоящее время.

В связи с этим государственные корпорации и учреждения обязаны размещать свои документы только в подразделениях АФР (Архивных Фондов России). Частным компаниям и организациям жёстких требований к организации архива не предъявляется, и они имеют право на размещение в любых специализированных учреждениях.

Существуют критерии, которые касаются абсолютно всех частных компаний, вне зависимости от юридической формы собственности:

  • правила постоянного хранения дел у коммерческих компаний, определяются законодательством и внутренними правилами;
  • срок хранения до потери актуальности в них определяется внутренней политикой делопроизводства компании;
  • архив может располагаться как на территории предприятия, так и в подрядных учреждениях;
  • временное хранение относится к так называемой первой группе, оно не превышает 10 лет и архив может находится на территории компании.

Этапы организации архива

Порядок организации архивного хранения дел соблюдается всеми, кто попадает под действия рамок законодательства. Так для каждой разновидности документов, сотрудник должен определить индивидуальный срок хранения.

Он обязан:

  • упорядочить и систематизировать документы;
  • составить опись с указанием точной даты передачи дел в архив и срока окончания хранения;
  • разместить документы в соответствии с их типом в определённые места хранения.

Для организации внутреннего архивного хранения документов, организации необходимо выделить специальное помещение, которое локально находится на её территории. Оно должно быть оборудовано системами хранения, в которые входят стеллажи, полки, боксы, ящики, короба и прочее профильное оснащение. Для бумаг, которые представляют особую ценность, должны быть организованы шкафы с сейфовыми замками. По наступлению срока непригодности, уполномоченный работник изымает из архива ценные документы и уничтожает их, составляя специальный акт о ликвидации.

Если количество бумаг полностью заполнило выделенное под архив помещение, то компания принимает решение делегировать процедуру передачи дел на архивное хранение специальным для этого учреждениям. Делегирование также происходит при постоянном хранении (до 75 лет). Такие дела относятся ко второй группе.

Организация архивного хранения

Нормы и требования

Существуют определённые правила организации архивного хранения, которые позволяют обезопасить документы от воздействия внешних факторов и несанкционированного доступа. Данные требования нами строго соблюдаются.

Основные требования:

  • запрещено располагать архив возле мест общепита и химскладов;
  • архив следует организовывать в отдельном помещении;
  • запрещается использовать помещения с повышенной влажность и температурой;
  • помещение должно быть пожаробезопасным, устойчиво к подтоплениям;
  • обязательно наличие запасного выхода;
  • отсутствие магистральных коммуникаций;
  • электрическая проводка должны быть скрыта, а розетки только штепсельные;
  • запрещено хранить продукты;
  • запрещено использовать электрические плитки, микроволновки, отопительные батареи, чайники и пр.;
  • строго запрещено способствовать появлению огню;
  • документы должны хранится только на стеллажах или в металлических шкафах, в специальных ящиках или коробках;
  • не допускается хранение на полу или подоконниках.

Также запрещено подвергать документы воздействию прямых солнечных лучей. Организация архива спецучреждениями регулируется в соответствии с положениями законодательства РФ

Преимущества организации архива

В передаче права хранения внутренних сведений компании подрядчику нет ничего плохого, напротив в этом есть только положительные моменты:

  • освобождение полезной площади на территории организации;
  • отсутствие затраченного времени на упорядочивание и систематизацию дел;
  • экономия бюджета на создании внутреннего архива;
  • не нужно держать в штате отдельного работника-архивариуса, что также влечёт за собой экономию бюджета;
  • риск порчи, утери или утечки информации сводится к нулю;

В процессе организации архива с помощью сторонних исполнителей устанавливаются строгие правила и требования, учитываются все пожелания заказчика. Обращаясь в «Fortis Архив», вы обеспечите сохранность рабочих документов 24/7, не переживая за их безопасность.