Что называют оперативным хранением в делопроизводстве

Вся документация со дня возникновения и до момента архивации подлежит оперативному (текущему) учету. Перечень ценных бумаг и срок, в течение которого необходимо их хранить, установлены на законодательном уровне. Систематизирование, сохранность и обеспечение быстрого доступа к информации является основной задачей мероприятий. Несмотря на то, что документооборот завершается на этапе выполнения, его содержимое может иметь значение для стабильной работы предприятия в последующие периоды. Установлены следующие виды оперативного хранения документов:

  • находящиеся в процессе исполнения;
  • исполненные.

Учет может вестись в бумажной форме или в электронной версии, согласно утвержденной на предприятии технологии оперативного хранения электронных документов. Во втором случае в картотеку помещаются документы, полученные по электронной почте, факсу, а также производится сканирование всех бумажных носителей.

Организация оперативного хранения документов

До начала подготовки передачи в архив документация систематизируется в номенклатурные дела согласно специфике предприятия. Эта работа проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений или работниками службы делопроизводства. Бумажные носители группируются в папках, это могут быть обычные скоросшиватели со специальными сменными кармашками, в которых помещаются вкладыши с наименованием номенклатуры. Название папки должно быть максимально информативным, чтобы облегчить поиск документа.

На обложку папки наносятся следующие сведения:

  • начало и окончание исполнения;
  • общее количество листов в деле;
  • сроки оперативного хранения документов;
  • личные данные исполнителя и его контакты;
  • дополнительные сведения, например: «на согласование», «на подпись», «к исполнению».

Копии бумаг могут храниться на рабочем месте исполнителей при условии обеспечения их полной сохранности.

При ведении учета в электронном виде вся документация также систематизируется по соответствующим папкам на серверном хранилище. Его создание значительно упрощает совместное использование документа несколькими пользователями и повышает скорость исполнения поставленной задачи.

Требования к организации оперативного хранения документов

Для бумаг должно быть выделено помещение, оборудованное специальными шкафами. Дела, содержащие сведения, которые представляют служебную или коммерческую тайну, хранятся в стальных сейфах. Вход в комнату должен быть доступен только для лиц, ответственных за сохранность документации.

Выдача информационных носителей производится по письменному разрешению первого руководителя организации с регистрацией в журнале учета. Оперативное хранение документов предприятия по правилам требует возврата выданных документов в конце рабочего дня. В секторе должен поддерживаться определенный уровень влажности и температурный режим, исключающий негативное воздействие на содержимое комнаты.

Преимущества оперативного хранения документов

Нарушение правил документооборота приводит к увеличению затрат на поиск нужного отчета, его потере или утечке информации, представляющей коммерческую тайну.

Оперативное хранение документов и дел способствует:

  • быстрому поиску и доступу к информации;
  • обеспечению сохранности носителей;
  • упорядоченному размещению папок с делами;
  • соблюдению срока хранения первичных бухгалтерских документов и кадровых распоряжений;
  • своевременной подготовке документации для передачи в архив.

После окончания срока хранения архивных материалов они подлежат утилизации. Уничтожение бумаг проводится по установленным правилам и только после проведения экспертизы, подтверждающей правомочность этих действий.

Если вам необходимо провести профессиональный анализ оперативного хранения, экспертизу и утилизацию архива вы можете заказать услугу в нашей компании. Мы поможем грамотно систематизировать разрозненную документацию и вести учет документооборота согласно архивному законодательству.