Оцифровка архивных документов в нашей стране относительно новая услуга, тогда как в развитых странах Европы хранение документации в электронном виде осуществляется уже давно. Деятельность практически любой организации тесно связана с ведением архивов деятельности. Оцифровка даёт владельцу огромные преимущества, позволяя получить доступ к документам быстро и в любое время.
Зачем это нужно
Оцифровка архива – это процесс перевода бумажной документации в электронный вид, занимающий определённое время. Большая часть этапов этого процесса происходит в автоматическом режиме, без вмешательства пользователя. Переход на хранение бумажной документации в цифровом виде происходит обычно после того, когда скапливается огромное количество различных бумаг, не хватает места для их хранения, возникает путаница при поиске нужного документа, проблемы с соблюдением надлежащих условий хранения и отсутствием грамотной структуры.
Оцифровка бумажных документов позволяет заметно сократить время и силы ваших сотрудников. Больше нет необходимости размещать в помещениях громоздкие шкафы с полками, заставленными папками. Современные проблемы требуют не менее современных решений, и оцифровка документации – оптимальный и иногда единственно верный вариант для производственных, промышленных организаций, офисных учреждений и других компаний, деятельность которых тесно связана с документированием различных событий.
Особенности оцифровки
Все этапы создания базы данных и электронных архивов можно разделить на несколько фаз, каждая из которых является важным звеном, обеспечивающим качественное выполнение процесса. Различают следующие виды работ:
- Подготовка бумаг к сканированию (удаление скрепок, скоб, ниток и т.п.);
- Систематизация документов (составление хронологии, разработка структуры, типа документации);
- Определение параметров, разрешения для оцифровки архива;
- Выбор формата, в котором будут сохранены отсканированные бумаги;
- Подбор оптимального метода сканирования (поточное, планшетное).
По окончании оцифровки, отсканированные материалы обрабатываются сотрудниками вручную, с целью выявления недостатков, которые могут проявиться в случае неудовлетворительного качества текста исходного материала. При выявлении проблем, материал подвергается корректировке на компьютере.
Оцифровка архивных документов требует повышенного внимания к качеству конечного материала, поэтому выполнять такую процедуру должны квалифицированные сотрудники, обладающие должным опытом работы. Для перевода документации в электронный вид используются современные сканеры. Тип оборудования подбирается в зависимости от вида документации, её количества, особых требований клиента. Некоторые документы содержат специальные символы и обозначения. Чтобы удостовериться в верном распознавании программой всех изображений, после оцифровки проводится сравнительный анализ итогового результата с оригиналом.
Применение и хранение
Чтобы нужные документы всегда были под рукой, можно использовать облачный сервис хранения. Такой подход обеспечит надёжную сохранность оцифрованных бумаг и доступ к хранилищу из любого источника, при наличии подключения к сети Интернет. Электронный архив позволяет систематизировать имеющиеся данные, значительно упростить учёт, оперативно получать нужные данные по запросу. Доступ к архиву можно предоставить выборочно, определённому кругу лиц.
Услуги по оцифровке документов доступны каждому. Стоимость определяется индивидуально, в зависимости от требований к качеству отсканированного материала, общего объёма работы, личных пожеланий клиента. Оцифровка документов в архиве значительно повышает конфиденциальность данных. Риск того, что злоумышленник получит доступ к информации в электронном виде, крайне мал. Документация не потеряется во время переезда офиса, не повредится под воздействием внешних факторов.
Оцифровка документов – идеальный способ хранения информации. Для распознавания и последующей индексации документов используется современное программное обеспечение. Хранить документацию можно не только в облачном хранилище, но и на любом носителе информации: жёстком диске, CD, DVD, флэш-карте и т.д. На данном этапе технологического развития этот способ хранения документов является наиболее эффективным.
