Зачем это нужно
Архив бухгалтерских документов сроки хранения определяет индивидуально, в зависимости от ценности представленной информации. На основании имеющихся данных ведётся учёт, составляются отчётности. Грамотная организация архивного хранения бухгалтерских документов позволит без проблем пройти проверку контролирующих инстанций. Для этого понадобятся оригиналы бумаг.
Хранение первичных бухгалтерских документов необходимо для поддержания порядка. Бывает и так, когда предприятиям нужны были данные из бумаг, выданных более 10 лет назад. Если не соблюдать порядок и сроки хранения бухгалтерских документов, к компании применяются санкции от государственных органов управления. Чтобы этого избежать, нужно обеспечить сохранность всего, что имеет ценность.
Также первичные документы могут потребовать налоговые органы, в случае проверки. Около 90% того, что помещено в архив, остаётся невостребованным. Однако для нештатных случаев хранение является особой необходимостью. Крайне важно обеспечить надёжное хранение бухгалтерских документов, их защиту от несанкционированного доступа. Это позволит предоставить любые сведения по запросу государства.
Где хранить
Хранение бухгалтерских документов в архиве всегда соответствует установленным стандартам и требованиям. Нельзя просто свалить все бумаги в одну кучу. Если документооборот предприятия сравнительно небольшой, достаточно нескольких шкафов, расположенных недалеко от рабочего места. При больших объёмах приходится выделять под архив отдельное помещение.
Архивное хранение бухгалтерских документов не должно осуществляться в подвальных помещениях, с высокой влажностью воздуха. Допустимый уровень влажности и температуры – обязательные условия. Бумага недолговечный носитель, её уберечь её от сырости. Если в помещении есть окна, их обязательно зашторивают плотной тканью, либо используют жалюзи. Ультрафиолетовое излучение может навредить.
Хранение документов бухгалтерского учёта и отчётности должно быть защищённым от злоумышленников. Если помещение архива располагается на начальных этажах, окна должны быть оборудованы решётками. Дверь обязательно запирается на ключ, навесной или кодовый замок. В случае, когда организация по каким-то причинам не может выделить отдельное помещение под архив, то она пользуется услугами специализированных архивных центров.
Сроки
Данные о том, какие сроки хранения бухгалтерских документов, подробно описана в законодательных актах. Сроки оперативного хранения документов определяются индивидуально. Чтобы избежать беспорядка, документы подвергаются систематизации и упорядочиванию. Это позволит получить быстрый и безошибочный доступ к нужной информации.
Срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется нормативно-правовым актом, утверждённым централизованными органами власти. Ниже представлена таблица хранения бухгалтерских документов, предоставляющая информацию о сроках для каждой категории:
| Тип документа | Срок в годах |
|---|---|
| График отпусков сотрудников | 1 |
| Прохождение медкомиссии | 5 |
| Заключения аудиторов | 5 |
| Паспорт ККТ | До истечения срока действия |
| Акты деятельности компании | 45 |
| Трудовая книжка | 5 |
| Трудовое соглашение | 50 |
| Приказы о трудоустройстве, переводе, увольнении сотрудников | 50 |
| Личная карта | 50 |
| Должностная инструкция | Бессрочно |
| Данные о повышении квалификации | Бессрочно |
| Информация по охране труда | Бессрочно |
Детальный перечень сроков хранения бухгалтерских документов доступен для изучения в соответствующих правовых актах законодательства. Если руководство компании примет соответствующее решение, период может быть увеличен.
Ответственность
Ответственность за хранение бухгалтерских документов и документов бухгалтерского учёта возлагается на руководителя предприятия. Если обнаружится отсутствие каких-либо бумаг – компания может быть оштрафована. Размер штрафа зависит от значимости документа. Максимальная сумма взимается при отсутствии первичной документации, счёт-фактур, регистров. Эти бумаги используются для ведения налогового учёта, их отсутствие карается по всей строгости закона.
Чтобы обеспечить надлежащий порядок хранения бухгалтерских документов и бухгалтерского учёта, сотрудники должны поставить руководителя в известность, в случае пропажи чего-либо. Руководство, в свою очередь, обязано создать комиссию по установлению причин, послуживших пропаже. По окончании расследований составляется акт о проведённых работах. Если пропажа случилась в связи со стихийным бедствием, поджогом, взломом архивного помещения – руководитель должен своевременно получить от соответствующих органов справку, подтверждающую факт отсутствия документа по независящим от предприятия причинам.
