Архив депозитарного хранения — основные сведения

Прием на ответственное сохранение осуществляется на основании договора, заключенного между собственником документации и хранилищем. При этом за владельцем закреплено исключительное право собственности на сданный архив. Документация принимается как на бумажных, так и на цифровых носителях. После заключения договора все поступающие материалы регистрируются и маркируются в установленном порядке.

Договор о депозитарном хранении определяет:

  • порядок учета и архивно-технической обработки;
  • порядок проведения оценочной экспертизы;
  • ответственность, обязанности и права сторон;
  • порядок затребования и организация доступа к архивным материалам;
  • срок, в течение которого гарантируется депозитарное хранение документов в архиве.

Все сведения заносятся в электронную систему, а при необходимости оперативно предоставляются владельцу по его требованию. Сроки хранения депозитарных документов могут корректироваться, при условии составления дополнительных соглашений, прилагаемых к основному договору.

Мы предоставляем услуги по хранению документов сроком:

  • до 10 лет;
  • свыше 10 лет;
  • на неограниченный период.

Список сотрудников, имеющих доступ к материалам, поступившим на депозитарное хранение, в обязательном порядке согласовывается с собственником. Впоследствии, выдача носителей производится только по официальной заявке с подписью лица, внесенного в список. Все операции с носителями информации фиксируются в двух экземплярах в бумажном и электронном вариантах.

Преимущества депозитарного хранения документов

Всё больше организаций предпочитают пользоваться услугами компаний, обеспечивающих депозитарное хранение архивных документов.

Обращение в нашу компанию, это:

  • возможность избежать лишних затрат, связанных с обучением работников, оплатой их труда, аренды оборудования и дополнительных помещений;
  • сохранность и учет на протяжении срока действия договора;
  • регулярное проведение экспертизы на соответствие документации архивному законодательству;
  • полная конфиденциальность и защита от утечки важной корпоративной информации;
  • своевременное уничтожение носителей, срок годности которых истек с составлением необходимых актов.

Одним из главных условий нормального функционирования архивного хранилища является его соответствие установленным требованиям.

Как организовать данный вид хранения?

В отличие от стандартных складов, организованных в офисах или на предприятиях, организация депозитарного хранения документов требует повышенной защиты. Для создания безопасных условий хранения документов в архиве склады должны находиться под круглосуточной военизированной охраной, а также быть оборудованы:

  • системами видеонаблюдения;
  • автоматической охранно-пожарной сигнализацией;
  • эффективными средствами пожаротушения.

В помещении, где производится депозитарное хранение документов, должна быть предусмотрена возможность регулирования температурного режима и влажности воздуха. Современные архивы оборудованы специальными термометрами, гидрометрами или электронными системами климат-контроля, подающими сигнал при отклонении показаний от нормы.

Также сектор депозитарного хранения оснащается защитой от ультрафиолетового излучения, негативно влияющего на состояние документации. Для профилактики образования плесени, грибка или грызунов помещение должно обрабатываться профилактическими антисептическими средствами с периодичностью, регламентированной санитарно-гигиеническими нормативами.

Наша компания предоставляет государственным и коммерческим организациям Москвы услуги по внеофисному хранению документов. Свою деятельность мы осуществляем в соответствии с действующими нормами законодательства РФ, о чем свидетельствуют выданные нам лицензии и сертификаты государственного образца.