Ведение архива – это сложный, не дешёвый процесс, требующий определённых навыков и профессионального оборудования для качественной работы. Не каждое предприятие может позволить себе содержать архив самостоятельно. Как правило, ведение процесса у компании происходит до тех пор, пока она не накопит такое количество бумаг, с которым не сможет справиться. Порог у всех разный, так как зависит от выделенных кадров, размера помещения, количества документов.

Если вы не хотите погрязнуть в монотонной работе, ежегодно выделяя бюджет на это, можно воспользоваться услугой «аутсорсинг архива». Расскажем вам подробнее, что такое аутсорсинг архива, его достоинства и недостатки.

Определение и особенности

Архивный аутсорсинг – это передача документов предприятия в компанию, оказывающую полный цикл работ, от обработки и систематизации до хранения.

Рассматриваемый процесс поэтапно выглядит следующим образом:

  1. Клиент передаёт документы исполнителю;
  2. Архивный эксперт принимает их, проводит систематизацию данных;
  3. Проводится сканирования бумаг на профессиональном оборудовании;
  4. Составляется опись;
  5. Сдача отсортированной информации на хранение;
  6. Оказание доп.услуг (при желании заказчика);
  7. Сдача результатов работы клиенту.

Архивный аутсорсинг – это в какой-то степени делегирование своих обязанностей ответственному исполнителю без ухудшения качества хранения.

Преимущества и недостатки

Начнём с плюсов такого подхода, их значительно больше чем минусов. Самый яркий и важный плюс – это экономия бюджета на кадрах. Если самостоятельно вести архив, то приходится содержать работников, а это дополнительные расходы на взносы в ПФР, ОМС, ФСС и на зарплату. Аутсорсинг хранения документов поможет исключить эти затраты. Уверены, что сэкономленные деньги вы подсчитаете быстро и приятно удивитесь. Да, услуги удалённых работников не бесплатные, но они существенно дешевле, чем самостоятельная организация процесса.

Услуги аутсорсинга архива в Москве

Преимущества аутсорсинга:

  • не нужно контролировать работу сотрудников отдела архива, мы делаем это за вас;
  • не придётся досконально разбираться в особенностях процесса, как следствие не расходуете своё время, нервы и силы;
  • экономия бюджета на покупке оргтехники, ПО;
  • сотрудники нашей компании способны принять на обслуживание архив любого объёма и сложности, в любом состоянии;
  • несколько видов обслуживания: в бумажном или электронном виде.

Написать, что аутсорсинг документов имеет минусы – не поднимется рука. Реальным недостатком может стать только то, если вы обратитесь к неопытным или некомпетентным специалистам. Поэтому мы рекомендуем внимательно отнестись к выбору исполнителя.

Почему в «Fortis Архив»?

Услуги аутсорсинга архива в Москве оказывает множество компаний, а качественно свою работу выполняют единицы. Одной из таких организаций является «Fortis Архив», на сайте которой вы сейчас находитесь. Мы работаем с 2007 года. За это время мы накопили огромный опыт и ответственно относимся к своей деятельности. Ваши документы будут храниться под внимательным контролем. Для нас это важно, так как качество контроля напрямую зависит на срок договора с нами.

Доверяя документы своего предприятия нам на аутсорсинг, вы делаете правильный шаг в стратегии развития вашей компании. Мы обладаем всеми необходимыми ресурсами для выполнения любых поставленных задач. В случае обращения к нам за услугой аутсорсинг архива, вы повысите репутацию своей компании, так как разгрузите себя, а оставшиеся деньги сможете направить на развитие бизнеса

Мы предлагаем невысокие цены на абонентское обслуживание, без скрытых комиссий и платежей. Аутсорсинг архивов является основополагающей деятельностью для нашей компании. Оставить заявку, а также получить информацию конкретно по вашему случаю, вы сможете по телефону 8 (495) 507 88 70 или, отправив письмо на электронную почту info@fortisltd.ru.