Ведение архива – это сложный, не дешёвый процесс, требующий определённых навыков и профессионального оборудования для качественной работы. Не каждое предприятие может позволить себе содержать архив самостоятельно. Как правило, ведение процесса у компании происходит до тех пор, пока она не накопит такое количество бумаг, с которым не сможет справиться. Порог у всех разный, так как зависит от выделенных кадров, размера помещения, количества документов.
Если вы не хотите погрязнуть в монотонной работе, ежегодно выделяя бюджет на это, можно воспользоваться услугой «аутсорсинг архива». Расскажем вам подробнее, что такое аутсорсинг архива, его достоинства и недостатки.
Определение и особенности
Архивный аутсорсинг – это передача документов предприятия в компанию, оказывающую полный цикл работ, от обработки и систематизации до хранения.
Рассматриваемый процесс поэтапно выглядит следующим образом:
- Клиент передаёт документы исполнителю;
- Архивный эксперт принимает их, проводит систематизацию данных;
- Проводится сканирования бумаг на профессиональном оборудовании;
- Составляется опись;
- Сдача отсортированной информации на хранение;
- Оказание доп.услуг (при желании заказчика);
- Сдача результатов работы клиенту.
Архивный аутсорсинг – это в какой-то степени делегирование своих обязанностей ответственному исполнителю без ухудшения качества хранения.
Преимущества и недостатки
Начнём с плюсов такого подхода, их значительно больше чем минусов. Самый яркий и важный плюс – это экономия бюджета на кадрах. Если самостоятельно вести архив, то приходится содержать работников, а это дополнительные расходы на взносы в ПФР, ОМС, ФСС и на зарплату. Аутсорсинг хранения документов поможет исключить эти затраты. Уверены, что сэкономленные деньги вы подсчитаете быстро и приятно удивитесь. Да, услуги удалённых работников не бесплатные, но они существенно дешевле, чем самостоятельная организация процесса.
Преимущества аутсорсинга:
- не нужно контролировать работу сотрудников отдела архива, мы делаем это за вас;
- не придётся досконально разбираться в особенностях процесса, как следствие не расходуете своё время, нервы и силы;
- экономия бюджета на покупке оргтехники, ПО;
- сотрудники нашей компании способны принять на обслуживание архив любого объёма и сложности, в любом состоянии;
- несколько видов обслуживания: в бумажном или электронном виде.
Написать, что аутсорсинг документов имеет минусы – не поднимется рука. Реальным недостатком может стать только то, если вы обратитесь к неопытным или некомпетентным специалистам. Поэтому мы рекомендуем внимательно отнестись к выбору исполнителя.
Почему в «Fortis Архив»?
Услуги аутсорсинга архива в Москве оказывает множество компаний, а качественно свою работу выполняют единицы. Одной из таких организаций является «Fortis Архив», на сайте которой вы сейчас находитесь. Мы работаем с 2007 года. За это время мы накопили огромный опыт и ответственно относимся к своей деятельности. Ваши документы будут храниться под внимательным контролем. Для нас это важно, так как качество контроля напрямую зависит на срок договора с нами.
Доверяя документы своего предприятия нам на аутсорсинг, вы делаете правильный шаг в стратегии развития вашей компании. Мы обладаем всеми необходимыми ресурсами для выполнения любых поставленных задач. В случае обращения к нам за услугой аутсорсинг архива, вы повысите репутацию своей компании, так как разгрузите себя, а оставшиеся деньги сможете направить на развитие бизнеса
Мы предлагаем невысокие цены на абонентское обслуживание, без скрытых комиссий и платежей. Аутсорсинг архивов является основополагающей деятельностью для нашей компании. Оставить заявку, а также получить информацию конкретно по вашему случаю, вы сможете по телефону 8 (495) 507 88 70 или, отправив письмо на электронную почту info@fortisltd.ru.
