Архивная обработка документов

Архивная обработка бумаг – профессиональная услуга, позволяющая любому предприятию прозрачно и удобно работать с важной документацией.

Преимущества решения:

• Своевременное уничтожение бумаг.
• Систематизация архива – быстрый поиск любой информации.
• Гарантированная сохранность ценных бумаг – нет риска распространения закрытой информации.
• Быстрая и простая подготовка документов для сдачи в архив (государственные структуры).
• Ведение документооборота в строгом соответствии с требованиями государственных архивов.
• Оптимизация и упрощение процесса передачи дел между ответственными лицами.

1.Архивная обработка документов – профессиональная услуга от Fortis

Проводим комплекс мероприятий для организаций с любым объемом документооборота. Большой практический опыт, штат квалифицированных сотрудников, необходимая техническая база. Работаем в строгом соответствии с требованиями законодательства.

После предоставления услуги по архивированию документов бумаги могут быть переданы на хранение компании Fortis или в государственный архив.

Архивная обработка документов в Москве – комплекс услуг

Четкая систематизация бумажных носителей, которая поможет повысить эффективность учета и работы с архивной документацией.

Приоритетные направления анализа:

• Использование, формирование и хранение бумаг – разработаем и внедрим на предприятии соответствующую номенклатуру дел, инструкции, регламенты.
• Обработка любых информационных материалов, в том числе с грифом секретности – государственная тайна.
• Архивная обработка бумаг по личному составу предприятия, документов, отражающих основную деятельность организации – строгое соответствие правилам.
• Отбор бумажных носителей, если сроки хранения документов требуют выделения к уничтожению. Составление акта.
• Систематизация материалов.
• Подготовка и переплет документации.
• Внедрение автоматизированных систем, позволяющих вести учет бумаг, отслеживать передвижение, актуализировать перемещение в архив.
• Помощь в передаче бумаг на государственное хранение – составление акта-приема передачи.

Архивные работы – услуги компании Fortis, позволяющие создать удобное и эффективное хранилище.

Преимущества решения для предприятия:

• Удобная работа с документацией.
• Моментальный поиск даже при внушительных объемах дел.
• Своевременное уничтожение бумаг в соответствии с требованием контролирующих органов.
• Контроль за сохранностью материалов. Помощь ответственному лицу.

Архивная обработка документов – особенности процедуры от компании Fortis:

• По желанию заказчика все работы осуществляются на его территории или в специализированном хранилище компании.
• Услугу оказывают только высококвалифицированные специалисты – наличие профильного образования, владение нормами закона, уникальные навыки.
• Внушительный опыт – компания Fortis реализовала множество сложных проектов. От мелких предприятий до структур федерального масштаба.
• Организуем архивное хранение документов в удобном электронном архиве.
• Выгодные условия сотрудничества – стоимость определяется индивидуально, учитываются объемы, сложность проекта.

Готовы озвучить окончательную цену услуги после оценки архива заказчика.

Архивная обработка – как работает компания Fortis:

• Помогаем решить любую сложную задачу клиента в рамках закона – сведем к минимуму риски.
• Наши специалисты входят в состав экспертной комиссии Главного архива (Московская область) и Росархива.
• Предоставляем гарантии на все типы выполненных работ – дорожим своим авторитетом и доверием заказчика.
• Обладаем штатом специалистов узкого профиля – не привлекаем экспертов со стороны.
• Мощная современная техническая база – собственное оборудование.
• Гарантируем конфиденциальность.

Компания Fortis – это надежный деловой партнер, которому доверяют предприятия, имеющие доступ к государственной тайне. Мы состоим в реестре операторов, работающих с персональными данными, поэтому предоставляем архивные услуги строго в рамках действующего законодательства России.

2. Уничтожение архива документов – выделение

Мы предоставляем услуги по всесторонней экспертной оценке ценности хранимых в архиве дел. Результат – выявляются материалы, у которых истек срок хранения. Осуществляется правильная утилизация. Мероприятие позволит избавиться от неактуальных бумажных носителей и освободит место в хранилище.

Комплекс услуг по выделению дел и дальнейшему уничтожению:

• Экспертная оценка ценности бумаг.
• Отбор для утилизации.
• Составление акта.

Не теряйте драгоценного времени – закажите услугу в Fortis и доверьтесь опыту узкопрофильных специалистов. Гарантируем, что организация хранения и уничтожения документов будет выполнена с учетом всех требований закона. Никаких ошибок, потери материалов и срывов установленных сроков.

Утилизация бумаг осуществляется на мощном шредере, допустимо сжигание. Процедура осуществляется на нашей или вашей территории. Гарантируем конфиденциальность, оперативность. После уничтожения предоставим акт, подтверждающий, что бумаги физически не существуют. Мы готовы реализовать любой нестандартный проект, предложить лучшее решение. Стоимость услуги рассчитывается индивидуально.

3. Экспресс-аудит

Предоставим бесплатную услугу по экспертной оценке корпоративного архива. Вы получите полезные рекомендации для оптимизации работы с документооборотом.

Направления анализа:

• Проверяется архив на предмет правильного хранения дел.
• Оценивается объем документация – систематизация по срокам хранение, классификация по любым критериям.
• Изучается процесс движения, формирования, учета бумаг.
• Определяются объемы материалов для утилизации – требуется ли уничтожение бухгалтерских документов с истекшими сроками хранения.
• Озвучим, есть ли риски повреждений, полной утраты или несанкционированного доступа к секретным бумажным носителям.
• Оценим, насколько эффективно используется рабочая площадь.

Особенности мероприятий:

• Аудит осуществляется на территории заказчика. Каждое архивное дело (услуги это предполагают) изучается в присутствии ответственного лица.
• Результаты сохраняются в тайне, никогда не будут разглашены.
• Итоги оценки предоставим в виде экспертного заключения – отобразит важные выводы, касающиеся текущего состояния архива.
• Время проведения аудита (среднее и малое предприятие) – от 1 до 5 часов. Крупная организация – до 3 дней.

Проводим процедуру только в присутствии главного бухгалтера, директора, архивиста, начальника отдела кадров и т.д.

Профессионалы Fortis поделятся ценным опытом и помогут решить любую сложную проблему:

• Выбор за вами – никакого навязанного пакета услуг.
• Озвучим реальное положение дел.
• Всегда ориентируемся на хороший результат сотрудничества.

Приоритетная задача – подготовить четкие рекомендации, которые помогут оптимизировать и усовершенствовать процедуру использования бумаг. А также расскажем, как происходит подготовка документов к архивному хранению.

Отчет по итогам экспресс-аудита отражает:

• точный объем дел, хранимых заказчиком;
• выделенные основные группы бумаг – их движение, учет, формирование и хранение;
• материалы, которые подлежат утилизации;
• выявленные риски и рекомендации по их устранению;
• способы оптимизации архива;
• актуальные нормативные акты и законы, которые регламентируют порядок ведения документооборота в организациях.

4. Архивная обработка и передача бумаг на хранение государству

Компания Fortis имеет внушительный опыт в подготовке любых бумаг для хранения в архивах высших инстанций. Оперативно, качественно исполняем сложные проекты. Гарантируем – бумаги (данные о личном составе, деятельности) будут вовремя сформированы, подготовлены и переданы в государственный архив.

Документация по личному составу предприятия обязательно должна быть передана на хранение по факту ликвидации организации. Это происходит по доброй воле или по постановлению суда, если нет фирмы правопреемника или вышестоящей инстанции.

Документы по деятельности предприятия подлежат обязательной передаче в государственную архивную структуру, если данные организации комплектуют общий архивный фонд России. Остальные фирмы – передают документы по основной деятельности на основании договора с архивом.

Бумаги должны быть упорядочены, соответствовать требованиям архива. Оформляются договорные отношения между комиссией по ликвидации организации и государственным архивом.

Важный момент – подготовка, организация документов государственного архива для передачи строго регламентируется.

Услуги архивной обработки документов – полный спектр

Подготовительные мероприятия – оценка типов бумаг, объема документооборота. Заключение с рекомендованными к проведению работами.

Экспресс-аудит архива – глубокий анализ корпоративного архива на соответствие актуальным требованиям законодательства. Оценивается весь объем хранимых материалов, осуществляется разбивка по классам, соответствующим категориям, срокам хранения. Анализ – предстоит ли уничтожение архива бухгалтерских документов.

Систематизация хранимых бумаг – внедряются новые регламенты, положения, номенклатура дел для правильного хранения и использования материалов.

Услуги по архивной обработке – комплекс мероприятий, направленный на оценку документов по личному составу и основному типу деятельности структуры с целью передачи в архивные органы государства.

Выделение для утилизации – оценка ценности материалов, дел, у которых истек срок хранения. Акт.

Обработка бумаг, содержащих государственную тайну.

Автоматизация архива. Внедрение современных программ, позволяющих точно отслеживать движение бумаг, их наличие.

Переплет. Предварительная подготовка и финальная обработка.

Услуги по обработке архивных документов с дальнейшей передачей в государственные структуры. Подготовка, оформление акта приема-передачи.