Изучаем основы

Каждый директор сам определяет, какие документы подлежат архивированию. В любой организации есть бумаги, по которым работают сотрудники, составляют планы, отчеты, закупки. Со временем они утрачивают свою силу и переходят на хранение.

Документ Особенности
Любые юридические документы Утратившие свою силу в связи с закрытием дела
Приказы и постановления от директоров и их заместителей Могут пригодиться для плановых проверок, судебных разбирательств
Финансовые отчеты по выплатам и закупкам По которым уже были проведены все операции
Документы на сотрудников Рекомендации, дипломы, аттестаты и повышения квалификации
Другие бумаги, которые утратили информационную ценность Определяются предприятием индивидуально

В небольших компаниях с маленьким оборотом можно обойтись без хранилища, для папок и отчетов выделяется отдельная комната, за которой следит секретарь. В образовательных организациях и крупных предприятиях требуется архивация и хранение документов:

  • подготовка, сортировка и распределение бумаг на срок не менее 10 лет;
  • если нужно, дубликаты храниться на дисках и флэш-носителях.

Эти способы архивации бумажных документов обеспечат сохранение информации – оборудованное хранилище поддерживает нужную температуру и влажность, поэтому чернила не выцветают, а бумага не портится.

Последовательность работ

Перед тем, как архивировать документы, они подлежат предварительной обработке:

  • разбиваются по группам, каждой из которых присваивается свой подзаголовок и индекс;
  • бумаги формируются в папки с указанием количества;
  • в каждой категории делаются отметки для облегчения поиска.

Когда сделана подготовка, архивация документов проводится быстро – сотрудники находят дела по номеру и отметкам и передают на хранение. Обычно такая процедура разбивается на 1-2 дня, если сдается большой объем – составляется график:

  • последовательность работ обязательно согласовывается с директором или его заместителем;
  • для каждого дня делается отметка о том, какие именно бумаги будут перевозиться;
  • при передаче наши сотрудники проверяют правила архивирования документов;
  • при выявлении ошибок проводится редактирование и пополнение дела, на котором ставятся отметки;
  • заканчивается оформление подписью актов о сдаче партии на хранение.

Архивация и хранение документов

Обычно архивирование документов на предприятии проходит 2-3 этапа, предварительно делается ревизия, при которой учитывается наличие документов и их количество. Если нужно, эту услугу можно заказать у нас.

Правила работы с бумагами

После того, как выполнено архивирование документов постоянного срока хранения они находятся под присмотром персонала. Любой сотрудник или представитель организации может получить доступ для изучения содержания бумаг:

  • после регистрации у администратора;
  • по заявке, которая пишется на имя начальника архива;
  • после ознакомления правилами поведения и ответственностью за порчу предоставленных документов.

При передаче каждый сотрудник должен быть аккуратным и помнить, что порча документов наказывается штрафными санкциями. Если обнаружиться, что организация не имеет хранилища, значит, нарушены правила архивации документов – компания должна будет выплатить государству до 300 тыс. рублей.

Другие тонкости архивирования

У каждой крупной организации должно быть свое хранилище, при его отсутствии оформляются услуги архивации документов в фирме. Бумаги располагаются только в оборудованных комнатах с вентиляцией и отоплением. Нельзя выбирать для складирования жилые здания или помещения, в которых находятся магазины, столовые, офисы.

Когда оформляется архивация документов стоимость зависит от сложности работ. Обычно организации сложно обеспечить должные условия для хранения бумаг.

Архивация и хранение документов

Архивация больших объемов

Мы оказываем услуги по архивированию документов и помогаем с оформлением бумаг. Обращение к нам облегчает работу руководителю компании и его подчиненным:

  • работаем с большими объемами, проводим быструю сортировку;
  • соблюдаем сроки и не подводим клиентов;
  • дублируем информацию на электронном носителе;
  • обеспечиваем быстрый доступ к хранилищу по заявке;
  • бережно относимся к документации и не нарушаем правил хранения.

Предлагаем свои услуги в столице – это архивация документов в Москве и Подмосковье. Позвоните нам или напишите на почту, мы ответим на все вопросы и постараемся заняться работой в ближайшее время!