Архивация и хранение документов

Изучаем основы

Каждый директор сам определяет, какие документы подлежат архивированию. В любой организации есть бумаги, по которым работают сотрудники, составляют планы, отчеты, закупки. Со временем они утрачивают свою силу и переходят на хранение.

В небольших компаниях с маленьким оборотом можно обойтись без хранилища, для папок и отчетов выделяется отдельная комната, за которой следит секретарь. В образовательных организациях и крупных предприятиях требуется архивация и хранение документов:

• подготовка, сортировка и распределение бумаг на срок не менее 10 лет;
• если нужно, дубликаты храниться на дисках и флэш-носителях.

Эти способы архивации бумажных документов обеспечат сохранение информации – оборудованное хранилище поддерживает нужную температуру и влажность, поэтому чернила не выцветают, а бумага не портится.

Последовательность работ

Перед тем, как архивировать документы, они подлежат предварительной обработке:

• разбиваются по группам, каждой из которых присваивается свой подзаголовок и индекс;
• бумаги формируются в папки с указанием количества;
• в каждой категории делаются отметки для облегчения поиска.

Когда сделана подготовка, архивация документов проводится быстро – сотрудники находят дела по номеру и отметкам и передают на хранение. Обычно такая процедура разбивается на 1-2 дня, если сдается большой объем – составляется график:

• последовательность работ обязательно согласовывается с директором или его заместителем;
• для каждого дня делается отметка о том, какие именно бумаги будут перевозиться;
• при передаче наши сотрудники проверяют правила архивирования документов;
• при выявлении ошибок проводится редактирование и пополнение дела, на котором ставятся отметки;
• заканчивается оформление подписью актов о сдаче партии на хранение.

Обычно архивирование документов на предприятии проходит 2-3 этапа, предварительно делается ревизия, при которой учитывается наличие документов и их количество. Если нужно, эту услугу можно заказать у нас.

Правила работы с бумагами

После того, как выполнено архивирование документов постоянного срока хранения они находятся под присмотром персонала. Любой сотрудник или представитель организации может получить доступ для изучения содержания бумаг:

• после регистрации у администратора;
• по заявке, которая пишется на имя начальника архива;
• после ознакомления правилами поведения и ответственностью за порчу предоставленных документов.

При передаче каждый сотрудник должен быть аккуратным и помнить, что порча документов наказывается штрафными санкциями. Если обнаружиться, что организация не имеет хранилища, значит, нарушены правила архивации документов – компания должна будет выплатить государству до 300 тыс. рублей.

Другие тонкости архивирования

У каждой крупной организации должно быть свое хранилище, при его отсутствии оформляются услуги архивации документов в фирме. Бумаги располагаются только в оборудованных комнатах с вентиляцией и отоплением. Нельзя выбирать для складирования жилые здания или помещения, в которых находятся магазины, столовые, офисы.

Когда оформляется архивация документов стоимость зависит от сложности работ. Обычно организации сложно обеспечить должные условия для хранения бумаг.

Архивация больших объемов

Мы оказываем услуги по архивированию документов и помогаем с оформлением бумаг. Обращение к нам облегчает работу руководителю компании и его подчиненным:

• работаем с большими объемами, проводим быструю сортировку;
• соблюдаем сроки и не подводим клиентов;
• дублируем информацию на электронном носителе;
• обеспечиваем быстрый доступ к хранилищу по заявке;
• бережно относимся к документации и не нарушаем правил хранения.

Предлагаем свои услуги в столице – это архивация документов в Москве и Подмосковье. Позвоните нам или напишите на почту, мы ответим на все вопросы и постараемся заняться работой в ближайшее время!