Правила уничтожения документов

Любому предприятию периодически необходимо уничтожать документы. В отдельных случаях это могут быть большие объемы, для утилизации которых требуется промышленная инфраструктура. Рассмотрим, зачем и каким образом уничтожается корпоративная документация.

Причины уничтожения документов

Большинство носителей данных, используемых на предприятии, содержит ценную информацию. Например, ту, которая необходима для налогового, бухгалтерского, кадрового учета. Предприятие заинтересовано, прежде всего, в обеспечении конфиденциальности, то есть в недопущении утечки информации.

Законом определены сроки хранения внутрикорпоративных документов. В течении данных периодов предприятие обязано ограничивать доступ к ним. Например, привлекая для архивирования специализированные организации. Эти действия сопровождаются для предприятия финансовыми затратами и проведением определенного объема организационной работы.

По истечении сроков хранения носителей данных такие действия перестают быть обязательными. Во избежании утечки информации организуется процедура уничтожения документов.

Помимо экономии на обеспечении конфиденциальности данных после истечения сроков хранения носителей есть и другие причины проведения данной процедуры:

• повреждение документов (когда их дальнейшее использование по назначению невозможно, но при этом на сохранившихся фрагментах остаются конфиденциальные данные);
• обнаружение дубликатов носителей данных;
• высвобождение места в сейфах и шкафах под последующее размещение документов.

Однако основная причина утилизации носителей данных — это истечение срока хранения. Процедура не может быть инициирована, если данный критерий не соблюден, а также при отсутствии предусмотренных законом оснований.

Рассмотрим подробнее, каким образом осуществляется промышленное уничтожение документов, срок хранения которых истек, на практике с учетом технологических и юридических нюансов. При этом под промышленной утилизацией будем понимать процедуру уничтожения больших объемов информации специализированной организацией.

Промышленное уничтожение документов: технологии и законодательство

Исполнитель услуги в зависимости от особенностей конкретного заказа может предложить своему клиенту:

• Уничтожение документов шредером.

Шредер — это устройство, с помощью которого быстро и эффективно уничтожаются различные бумажные носители данных посредством измельчения.

• Утилизацию носителей методом сжигания или плавления с последующей утилизацией отходов.

Данный способ подходит для утилизации документов, которые нельзя разместить в шредере, например, тех, которые содержат пластиковые или металлические части.

• Прессование носителей данных.

Данный способ универсален. Он подходит для одновременной утилизации больших объемов документов. Предполагается использование мощного промышленного пресса, который способен сжать поступающую твердую массу до такой степени, что прочтение информации, записанной на них, становится невозможным.

Промышленное уничтожение документов, как и производимое на корпоративном уровне, требует соблюдения требований законодательства. К основным нормативным актам, регламентирующим процедуру, относятся:

• Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ, решение коллегии Росархива от 06.02.2002 (определяют порядок работы с архивными документами).
• Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, перечень Росархива от 06.10.2000 (устанавливают сроки хранения документов).

Компания Fortis осуществляет уничтожение документов в Москве, соблюдая все юридические тонкости данной процедуры и используя при этом наиболее подходящие — с учетом особенностей конкретного заказа, технологии и инфраструктуру. Наши консультанты подробно рассказывают об условиях и стоимости сервисов, создавая для каждого клиента самое выгодное предложение с точки зрения сочетания оперативности решения поставленных задач и величины затрат.