Для чего нужен переплет документов?

Архивный переплет все более востребован на российских предприятиях. Рассмотрим его назначение и технологическую составляющую подробнее.

Сущность и назначение архивного переплета

Под термином «архивный переплет» понимают:

• процедуру подготовки документов к архивному хранению посредством заключения их в специальный переплет;
• конечный результат данной процедуры — специальный переплет.

Архивный переплет представляет собой объемную брошюру, которая:

• заключает в себе документы, систематизированные по определенному критерию, например, по типу, по сроку хранения, по назначению;
• содержит легко читаемые и интерпретируемые идентификаторы документов;
• обеспечивает их защиту от внешнего воздействия.

Именно этими свойствами объясняется востребованность архивного переплетения как уникальной процедуры, которая нацелена на повышение эффективности организации документооборота на предприятии.

Архивный переплет как изделие состоит из верхней и нижней крышек, которые соединены корешком. Между ними размещаются документы. Это листы без твердых элементов, которые скрепляются определенным способом, например, с помощью нити или клея.

Распространен переплет документов на пружину. Он представляет собой соединение крышки и листов с помощью приспособления из металла или пластика. Переплетение на пружину является разновидностью брошюровки документов и часто используется как альтернатива стандартному архивному переплетению.

Главные достоинства этого метода — оперативность, возможность скрепления листов без применения специального оборудования. Однако использование пружины увеличивает общий объем блока документов, поэтому способ распространен при архивации внутри предприятия. В специализированных архивных организациях чаще практикуется «классический» переплет документов для архива.

Технологии архивного переплетения

На российском рынке услуг по архивированию документов распространены:

1. Технология переплета документов, при которой обе крышки и корешок неразрывно соединены друг с другом в цельную конструкцию. Крышки и корешок могут быть выполнены из разных материалов. Например, крышки изготовлены из картона, а корешок — из ткани. Однако, внешнее покрытие у них будет общим (по материалу, по рисунку). Наиболее распространенными являются цельные конструкции — это переплет из картона, а также инновационный пластиковый переплет документов.
2. Технология, при которой крышки и корешок выполняются из разных материалов, обычно имеющих разный цвет и дизайн. Составной переплет наиболее распространен в специализированных переплетных мастерских, где осуществляется дизайнерская обработка различных авторских произведений. Но и на уровне документооборота на предприятиях он пользуется спросом. Составной архивный переплет документов с уникальным дизайном — один из способов брендирования документации, которая может быть элементом корпоративной культуры и эффективным инструментом повышения качества документооборота в фирме.