Правила и сроки хранения бухгалтерских документов
Ценные бумаги, информирующие о хозяйственной деятельности фирмы, должны архивироваться с учетом требований законодательства. Чем больше носителей, тем сложнее их систематизировать, вести учет. Организация архивного хранения бухгалтерских документов должна осуществляться ответственным лицом. Специалист создает не только полный перечень, но и контролирует, чтобы их вовремя уничтожали. При больших объемах дел целесообразно поручить их сбережение, своевременную утилизацию профессиональной компании, которая осуществляет аудит, проверяет актуальность сроков.
Хранение бухгалтерских документов — основные аспекты
Если предприятие самостоятельно следит за сохранностью бумаг, необходимо придерживаться алгоритма:
- Утвердить номенклатуру дел — предусмотреть сроки сбережения, учитывая специфику фирмы, требования законодательства.
- Все носители с момента их формирования до передачи в архив хранятся по месту заполнения. После окончания использования в делопроизводстве их необходимо упорядочить (создать дела), передать на постоянное или длительное сбережение.
- Хранение бухгалтерских документов в архиве предполагает проведение экспертизы их ценности. Цель — понять, сколько еще беречь, когда допустимо утилизировать.
- Создание экспертной комиссии — она возьмет на себя обязательства по проведению аудита документооборота.
Чтобы учет осуществлялся верно, с соблюдением норм закона, необходимо утвердить положение, регламентирующее порядок уничтожения бумаг на предприятии.
Хранение первичных бухгалтерских документов
За сохранность ценных носителей ответственность несет владелец предприятия или уполномоченное им должностное лицо. Контролировать оборот должен главный бухгалтер по графику дел. Руководитель обязуется также создать условия для сбережения дел, при необходимости назначить заведующего архивом.
Срок хранения первичных бухгалтерских документов
Количество лет или дней, необходимых для сбережения, отражают в номенклатуре дел. Систематизированный перечень должен быть на каждом предприятии, где ведется делопроизводство. Сроки оперативного хранения документов допустимо определять самостоятельно, учитывая специфику деятельности. Некоторые категории бумаг по законодательству необходимо сберегать четко установленный срок.
Таблица хранения бухгалтерских документов
| Тип | Перечень сроков хранения бухгалтерских документов (лет) |
|---|---|
| Трудовая книжка | 50 |
| Должностная инструкция | Бессрочно |
| График отпусков сотрудников | 1 |
| Акты, отображающие информацию о хозяйственной деятельности фирмы | 45 |
| Личная карта сотрудника | 50 |
| Акты по охране труда | Бессрочно |
| Соглашение трудовое | 50 |
| Рабочий план счетов | 5 |
| Паспорт ККТ | Пока не истек срок |
| Приказы: трудоустройство, перевод, увольнение работников | 50 |
| Итоги проведения аудита | 5 |
| Счет-фактура | 4 |
| Годовая отчетность | Бессрочно |
Какие сроки сбережения установлены для бумаг, связанных с уплатой налогов? Для тех, по которым представляли отчеты в налоговую, — не менее 3 лет. Информационные носители, которые связаны с налоговой проверкой, подвергались административному обжалованию (по результатам), предъявлялись в судебном разбирательстве, — до окончания ревизии, сроков обжалования, судебного решения, но не меньше 3 лет.
Правильный подсчет
Как определить длительность сбережения? Ее необходимо исчислять с 1 января года, который наступит за периодом окончания дела. Если делопроизводство завершено в 2019 г., значит, отсчет нужно начать с 1 января 2020 г. Даже если срок истек, нужно утилизировать бумаги, а налоговой проверки не было, дела уничтожать недопустимо.
Ответственные лица
Ответственность за хранение возлагается на управляющего хозяйственной структурой. Руководитель должен контролировать наличие бумаг, соблюдать длительность сбережения. При игнорировании правил, утере или намеренном уничтожении накладываются штрафы, лица привлекаются к административной, уголовной ответственности. Максимальное наказание предусмотрено за утрату бумаг, которые связаны с налоговым учетом.
Как только обнаружится пропажа, руководитель обязан создать комиссию, чтобы установить причину. Если порядок и сроки хранения бухгалтерских документов нарушены по причинам, которые не зависят от руководителя:
- После расследования составляется акт.
- Сведения о происшествии (пожар, взлом помещения, кража) немедленно передаются в соответствующие органы.
- Получить справку, которая подтвердит, что вины директора нет.
За архивное хранение бухгалтерских документов отвечает уполномоченное лицо, назначено специальным приказом по предприятию.
Правила сбережения архива бухгалтерских документов
Недопустимо содержать ценные бумаги в месте, к которому есть свободный доступ. Порядок:
- При небольшом обороте — выделить отдельные шкафы, которые закрываются на ключ.
- Внушительный объем дел — специальное помещение, где есть полки, стеллажи.
Если на фирме много ценных носителей, которые невозможно сберегать на предприятии, процедуру лучше доверить специальным компаниям. Это гарантия правильного учета, своевременной утилизации, отсутствия претензий со стороны проверяющих органов.
