Организация архивного хранения по всем правилам

20.06.2019
Организация архивного хранения по всем правилам

Каждая фирма имеет документооборот и берет на себя обязательства по его учету, контролю, соблюдению сроков сбережения. Организация любого архива регулируется актами, специальными положениями. Нарушение требований может привести к утрате ценных бумаг, к привлечению к ответственности.

Виды ответственных структур

В зависимости от формы собственности, каждое предприятие обязано сдавать дела для сбережения:

  • Предприятия государственные — передают тома исключительно подразделениям Архивных Фондов РФ.
  • Коммерческие структуры разных типов — могут сами выбрать ответственную компанию.

Частные предприятия обязаны соблюдать определенные правила организации архивного хранения:

  • Сроки — можно устанавливать самостоятельно, при этом учитывается период, когда бумаги несут ценность и остаются актуальными.
  • В офисе разрешено размещать дела с ограниченным периодом — от 1 до 10 лет.
  • Есть внутренние положения, где прописаны нормы сбережения ценных носителей.

Архив коммерческой единицы может располагаться как в структурном подразделении, так и в главном офисе фирмы.

Порядок организации архивного хранения дел

Руководитель должен назначить ответственного сотрудника, который возьмет на себя все процессы по работе с носителями.

Его обязанности:

  • Изучив нормативную базу, присвоить каждой группе бумаг срок обязательного сбережения.
  • Привести в порядок носители по критериям — тип, ценность.
  • Разработать опись — указывается дата, когда том передавался и срок, когда истечет его актуальность.
  • Поместить прошитые дела (по типу или другой классификации) в отведенные места.

Важное требование к организации любого архива — наличие специального помещения на территории фирмы. Комната обязательно оборудуется системами — шкафы, стеллажи, полки, коробки, закрытые боксы. Если нужно сохранить особо ценные экземпляры, необходимо приобрести сейфы или шкафы со специальными замками. Практичное решение — процедура передачи дел на архивное хранение компании, которая на этом специализируется.

Когда срок сбережения истечет, сотрудник обязуется составить акт об их утилизации.

Организация архивного хранения дел и документации — нормы

Чтобы носители дольше сохраняли первоначальный вид, не утратили важную информацию, нужно соблюдать правила их содержания:

  • Помещения нельзя размещать вблизи от предприятий питания, складов с химическими веществами.
  • Комната не должна быть влажной, недопустимы резкие скачки температуры.
  • Особые требования по пожарной безопасности, защите от затопления.
  • В процессе организации архива фирмы устанавливаются системы — полки, стеллажи.
  • Необходимо соорудить запасной выход.
  • Электричество — скрытые розетки, проводка скрытого типа, невозможность использовать обогревательные приборы, плитки для приготовления пищи.
  • Архив — всегда отдельное помещение в безопасном месте.

Для правильной организации архивного хранения документов необходимо их максимально защищать от попадания солнечных лучей. Нельзя рядом располагать продукты питания, разводить открытый огонь. Запрещено пользоваться химическими средствами, которые разрушают бумагу или чернила.

Организация архивного хранения по всем правилам

Преимущества организации архива

Чтобы избежать рисков, обеспечить бумагам хорошее состояние на многие годы, лучше доверить задачу профильным компаниям:

  • Появится полезная площадь для работы.
  • Не нужно назначать ответственное лицо. Постоянно проверять условия сбережения носителей.
  • Экономия времени — систематизация документооборота требует ни одного дня.
  • Не придется выделять отдельную комнату, закупать шкафы и сейфы — внушительная статья расходов.
  • Риски утраты, порчи носителей сведены к минимуму — не придется отвечать руководителю, если они будут похищены на фирме, испорчены.

Организация архивного хранения документов, дел запрещается структурам, не имеющим соответствующих разрешительных лицензий. Компания Fortis имеет все необходимые документы и готова гарантировать отличный сервис, полную безопасность.