Частые вопросы и ответы

Процесс архивации документов – что это?

Это совокупность операций по приведению в порядок документов (упорядочивание, систематизация, распределение по различным критериям), для их хранения в безопасности на постоянной или на краткосрочной основе.

В чем суть архивного упорядочивания документов?

Это процесс, помогающий распределить документы по общим признакам в установленном порядке. Результат такого упорядочивания позволяет в будущем быстро и без ошибок находить запрашиваемый документ.

Чем занимается компания «Fortis Архив»?

Мы занимаемся следующими услугами: организацией архива документов, их обработкой, созданием электронного и бумажного архивов, переплётом, хранением и уничтожением документов.

Сколько стоят ваши услуги, где их можно посмотреть?

Цена индивидуальна для каждого отдельного случая. Она зависит от сроков хранения, типа документов и объема, с которым мы будем работать. Получить подробную консультацию касаемо расценок можно по телефону 8 (926) 527-35-25 или отправив нам письмо на info@fortisltd.ru или archive@fortisltd.ru. Мы с удовольствием проконсультируем вас и произведем расчет стоимости работ для конкретно вашего случая.

Обязательно ли делать архивную обработку документов?

Каждая компания сама решает, нуждается ли она в услугах архивации. В любом случае самостоятельная работа с документами занимает не малую часть времени и трудовых ресурсов. А также требует углубленных знаний по теме архивирования. Если не провести упорядочивание документов, то их поиск заметно усложнится и увеличится по времени.

Будет ли заключён договор, если мы решим обратиться за услугами к вам?

Да, будет. Перед заключением клиентского договора на оказание архивных услуг, мы обговариваем все необходимые детали, уточняем нюансы и пожелания заказчика.

Переплёт есть в списке услуг компании «Fortis Архив»? Какова цена?

Да, у нас есть такая услуга. На цену влияет конкретный объём, сложность работ, тип переплёта. Точную стоимость вы сможете узнать, позвонив в наш офис по телефону 8 (926) 527-35-25 или отправив нам письмо на info@fortisltd.ru или archive@fortisltd.ru.

Какие направления бизнеса и организации нуждаются в обязательной систематизации документов и архивации?

Рамок абсолютно никаких нет. Любая компания или организация может обратиться к нам за услугами, чтобы привести в порядок свою документацию и в дальнейшем комфортно с ней работать.

В каких условиях хранятся документы в вашем архиве? Соответствуют ли они специальным требованиям?

Любые бумажные документы нуждаются в соблюдении определённых условий. Компания «Fortis Архив» обеспечивает лучшие условия для хранения, а также всегда учитывает индивидуальные требования и просьбы клиентов. Документы наших клиентов находятся в безопасности. Мы соблюдаем требования пожарной безопасности, документы изолированы, предусмотрена оперативная эвакуация документов в случае возникновения ЧС, в помещениях всегда поддерживается оптимальная температура и влажность.

Сколько по времени могут храниться у вас документы?

Ограниченных сроков не существует. Их срок определяется на основе групп, разделенных по назначению и содержанию. Для каждой из них свой срок, существуют такие группы, которые хранятся на постоянной основе, без уничтожения.

Кто у вас выполняет первичную обработку документов?

Все первоначальные действия выполняют опытные специалисты вручную, после чего происходит внесение полученных данных в электронную базу для дальнейшей обработки и контроля.

Работаете ли вы с документами из области бухгалтерии?

Да, возможности и опыт обработки данной категории документов в компании «Fortis Архив» имеются.

Для чего нужна подшивка документов?

Это последний этап в процессе обработки документов. Производится это для объединения дел перед их сдачей в архивную часть. Компания «Fortis Архив» предоставляет своим клиентам данную услугу в рамках обработки и хранения документов.

Зачем архивировать документы?

Со временем у любого юридического лица скапливается разный объем документов и наступает время, когда хранить их становится негде. К тому же доступ к ним должен быть простым и быстрым, что сложно добиться самостоятельно. На помощь в этом случае и приходит услуга архивации документов. В архиве документы хранятся упорядоченно, что позволяет получить быстрый доступ к ним.  Это целесообразно для любой компании.

Насколько важно и нужно обрабатывать документы в архиве?

Если не следить должным образом за важными документами, то ими будет нельзя воспользоваться в полной мере через некоторое время. Большинство документов, находящиеся под нашей опекой, являются важными, поэтому их утрата будет являться большой проблемой для каждой компании. Наша цель – не допустить этого.

В какой срок будут обработаны наши документы, если мы к вам решим обратиться?

Период выполнения работ зависит от многих факторов: вида работ, объёма, типа документов, также на срок могут повлиять ваши дополнительные пожелания. В связи с этим срок, как и стоимость, рассчитывается индивидуально для каждого клиента. Более подробную информацию вы сможете получить по телефону 8 (926) 527-35-25 или при обращении в наш офис по адресу г. Москва, Варшавское ш.25а, стр.1.

Какие процедуры применяются к документам уволенных сотрудников компании?

Такие документы хранятся 75 лет. По истечению срока бумаги передаются на экспертизу ценности, далее документы либо полностью, либо частично остаются на постоянное хранение. Если негосударственное юридическое лицо ликвидируется, то такие документы передаются в ликвидационную комиссию для уничтожения.

Какое количество архивов может быть создано в компании?

Архив как правило один, в нём упорядоченно хранятся все документы, разделённые по группам на различные признаки и тематики. Грамотное разделение позволяет осуществлять быстрый и беспрепятственный доступ к любым из них.

Разделяете ли вы документы в зависимости от срока хранения?

Выполнение такой операции зависит от пожелания заказчика. Но мы советуем разделять документы на дела временного, долговременного и постоянного хранения, это позволяет следовать четкому контролю за бумагами, не допуская путаницу. Поэтому большинство клиентов пользуются такой возможностью.

Есть ли закон, с помощью положений которого производится архивная обработка и хранение?

Таких положений и законов несколько. В качества примера можно привести: ФЗ №125 от 22.10.2004 «Об архивном деле в РФ», «Основные правила работы архивов организаций» от 6.02.2002, так называемую «Единая государственная система делопроизводства» и т.д. Положения из данных законов и норм соблюдаются всеми, кто попадает под их воздействие.

Почему к вам обращаются за услугами обработки и хранения документов?

Практически в любой организации в штате нет специального сотрудника, который в совершенстве знает о том, как силами организации осуществить архивацию документов с учетом всех требований и правил. С финансовой точки зрения, обратиться за помощью к нам, намного выгоднее нежели заниматься этим самостоятельно. Также это поможет сэкономить время и трудозатраты.

Как часто вы повышаете стоимость на услуги обработки и хранения?

Так как на рынке существует не так много компаний, занимающихся аналогичными услугами, то нам просто нет смысла часто повышать цену. Повышение или понижение происходит только при крайней необходимости, а не просто по нашему желанию. Такое происходит не часто.

Что такое делопроизводственные документы?

К данному типу относят документы, описывающие процесс работы организации, предприятия или государственного органа. Из-за своих особенностей, документы имеют определённый класс секретности, дабы не раскрывать внутреннюю информацию компании.

Вы позиционируете себя, как частную небольшую компанию или крупный центр по услугам архивации и обработки документов?

Компания «Fortis Архив» успешно работает с 2007 года и по определению мы не можем назвать себя небольшой организацией. У нас есть все необходимое, чтобы осуществлять различные услуги, связанные с документами, для большого количества организаций одновременно. Отвечая на ваш вопрос, нам больше подходит определение «Центр архивации и обработки документов».

Работаете ли вы с документами из отдела кадров?

За плечами специалистов нашей компании огромный опыт, а руководство грамотно и регулярно обновляет технологические процессы и оборудование для роста компании. Эти факторы позволяют нам работать со всеми типами документов, в том числе и с кадровыми документами наших клиентов.

Можете ли вы заняться систематизации документов нашей компании?

Да, если вы считаете необходимым провести систематизацию внутренних документов организации, то мы с радостью поделимся с вами нашими умениями и опытом.

Как у вас получается управлять и следить за документами всех клиентов?

Для того, чтобы управлять огромным объемом информации нужна четко слаженная система. У нас такая имеется. Разумеется, она компьютеризованная, что позволяет хранить документы в электронном виде и помогает отслеживать движение бумажных экземпляров. Без подобных система работа организаций, занимающихся архивацией и обработкой документов невозможна.

Как долго должны храниться документы по основным средствам?

Данный тип бумаг, согласно Налоговому Кодексу РФ, должен храниться 4 года.

Вы предоставляете услуги для клиентов из Москвы?

Да, наша основная деятельность осуществляется в столице. Будем рады видеть вас в нашем офисе по адресу Москва, Варшавское ш.25а, стр.1. Записаться на консультацию можно по телефону 8 (926) 527-35-25.

Нужно ли выполнять систематизацию документов юридической тематики?

Данный тип документов является особо важным в жизни людей, поэтому крайне важно хранить такие документы в благоприятных условиях. А так как юридические документы могут потребоваться в любой момент, доступ к ним должен быть быстрый и удобный. Процесс систематизации поможет избежать путаницы и обеспечить оперативное обращение к нужным каталогам.

Вы занимаетесь систематизацией и хранением документом в электронном виде?

Да, разнообразие в форме хранения информации позволяет нам подстраиваться под каждого клиента. Не малая часть наших клиентов просит либо дублировать бумажные документы в электронный формат, либо вообще работать с документами только в таком формате.

Оцифровка документов входит в список ваших услуг?

Да, мы предоставляем услугу перевода информации из бумажного вида в цифровой. С подробными условиями и тарифами вы сможете ознакомиться, отправив письмо на info@fortisltd.ru или archive@fortisltd.ru.

Какие еще услуги вы можете предложить?

Одна из популярных услуг, предоставляемой компанией «Fortis Архив», является «Облачное хранение документов». Это комплексная услуга, суть которой заключается в размещении оцифрованных или электронных документов в облачном сервисе. Такой способ имеет массу преимуществ: более высокая надёжность, неограниченное место для хранения, эффективная систематизация информации, быстрый поиск.

В чем заключается услуга утилизации документов?

Услугой пользуются предприятия, которым необходимо уничтожить разные по объему и назначению документы. Уничтожаются такие документы, как налоговые, отчетные, кадровые и т.п. Утилизация требуется чтобы соблюдать положения закона, также освободить полезную площадь и снизить уровень пожарной опасности. Наша компания может произвести процедуру как по выезду, так и с предварительным вывозом документов из помещений заказчика.